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Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Stratégie de Knowledge Management
Communauté GID


Sommaire

Présentation

« Une communauté de pratique est un groupe de professionnels, de taille variable, qui met en commun des connaissances, travaille ensemble, crée des pratiques communes, enrichit ses savoir-faire sur un domaine d’intérêt (Expertise, compétences, processus…) qui est l’objet de leur engagement mutuel.»
Source: Mettre en œuvre des communautés de pratiques (KM), Denis MEIGNAN, Knowledge Consult.

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GID, une Communauté de Pratiques...

Communauté GID

La Communauté GID est constitué de deux grandes sous communautés : Une Communauté de Projet et une Communauté de Pratiques. Elle se caractérise par trois traits essentiels:
  1. Un centre d’intérêt commun et des projets similaires (Exécution de dépense publique, réalisation des ouvrages publiques...).
  2. Le travail en réseau combinant une culture commune (Organismes publiques) et un système d’intérêt individuel (Ordonnateurs, comptables, auditeurs...).
  3. Des ressources communes (Savoirs, expériences, documents…) utilisées pour créer l’intelligence collective…


La mise en œuvre de la stratégie de KM donne la priorité aux besoins et attentes des communautés les plus actives (degré de maturité) ainsi que les besoins les plus importants et les plus urgents…

Schéma représentant les strates de la Communauté GID
Schéma représentant les strates de la Communauté GID

Communauté de Projet

La Communauté de Projet GID est composée de toutes les personnes impliquées dans la conception, le développement et le déploiement du projet GID (Equipe TGR, consultants, équipe dédiée au niveau des ordonnateurs, ...).

Objectifs opérationnels :

  1. Accroître la capacité à intégrer les nouveaux collaborateurs.
  2. Faciliter l’assimilation des connaissances complètement nouvelles par les collaborateurs (Exp. SOA, SCRUM, ...).
  3. Conserver les connaissances critiques des collaborateurs qui quittent l’équipe GID.

Outils logiciels :

La satisfaction des besoins de la Communauté de Projet passe par la mise en œuvre d'un espace de travail collaboratif.

En règle générale, lorsque plusieurs personnes travaillent dans une perspective commune, elles s'envoient de nombreux messages électroniques renfermant des informations cruciales.

De multiples révisions ne cessent d'être échangées, et au final, les ressources critiques sont introuvables. Et lorsqu'un nouvel arrivant rejoint le groupe, il lui est très difficile de retracer l'historique des informations nécessaires à une implication immédiate.

Grâce à l’espace de travail collaboratif, toutes les informations critiques pour le travail en commun sont accessibles sur un seul et même lieu via Internet.

Un espace de travail collaboratif est l'outil de prédilection des équipes pour l'administration de toutes les ressources (fichiers, études, plannings, etc.) liées à un projet sur un site commun, auquel chacun est assuré d'avoir accès et, par conséquent, de réagir aux dernières informations en date.

La vocation de cet espace est d’avoir un environnement de travail collaboratif pour une équipe de projet, et non pas seulement de favoriser le partage de la connaissance (C'est un air de stockage des documents de travail)…

Les documents échangés entre les membres de l'équipe projet permettront de générer par la suite une mémoire du projet GID.

Page d'accueil de l'espace de travail collaboratif...
Page d'accueil de l'espace de travail collaboratif...

Communauté de Pratiques

La communauté de Pratiques GID est constituée par les collaborateurs relevant des acteurs de la dépense publique suivants :
  • La Direction du Budget.
  • Les Ordonnateurs.
  • Les Comptables publics.
  • Les organes d'audit et contrôle de la dépense publique (Parlement, IGF, juridictions financières, IGM…).
  • Les fournisseurs et les prestataires de service au profit de l'Administration publique.
  • Les établissements bancaires, etc.
  • les chercheurs en matière de dépense et finances publiques...

Cette communauté compte plus de 10 000 collaborateurs de différents horizons fédérés autour d’un centre d’intérêt commun, (ici les projets d’exécution de la dépense publique), travaillant en réseau (Formel et informel), et partageant des ressources communes qu’ils utilisent pour développer l’intelligence collective et créer, ainsi, des valeurs ajoutées (Répertoire partagé de la Communauté).

Le but de cette communauté est l’entraide et le partage d’informations sur la GID grâce aux outils logiciels dédiés mis à disposition sur le système GID.

Flux d'échange d'information entre les acteurs de la dépense publique...
Flux d'échange d'information entre les acteurs de la dépense publique...

Objectifs opérationnels :

  1. Contextualiser la connaissance (des documents, mais aussi des experts).
  2. Partager les connaissances entre les membres de la communauté.
  3. Contribuer à l’unification des pratiques (interprétation des textes) entre les différents intervenants.

Outils logiciels :

La satisfaction des besoins de la Communauté de Pratiques passe par la mise en œuvre d'un espace de gestion des connaissances (KM) comprenant un outil de veille juridique (GED), un moteur de Forum de discussion et un moteur de Wiki.

La vocation de cet espace est de permettre à la communauté GID de partager leurs ressources, d’apprendre ensemble et de développer l’intelligence collective...

Veille juridique :

La veille juridique consiste en la surveillance des sources d’information juridique, le traitement de l’information et sa diffusion le plus rapidement possible afin d’éviter qu’elles ne deviennent obsolètes.

La veille juridique vise la mise en place d’un référentiel juridique et réglementaire de la dépense publique. Ce référentiel entre dans le cadre de la réalisation des objectifs du projet GID notamment en ce qui concerne « la génération d’un référentiel unique de la dépense…».

L’objectif de ce référentiel est de partager la connaissance à caractère juridique et règlementaire entre les acteurs de la dépense publique.

L’ambition de ce référentiel est de pourvoir être non seulement une source fiable des informations à caractère juridique de la dépense publique, mais aussi être plus réactif en offrant une qualité et une rapidité des services

Page d'accueil de l'espace de veille juridique...
Page d'accueil de l'espace de veille juridique...
Wiki :

Un WIKI est un système de gestion de contenu de site web qui rend les pages web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés.

La faible barrière technologique à l’utilisation favorise la contribution qui est également soutenu par le fait qu’il n’existe pas de hiérarchie de contributeurs comme dans les systèmes de gestion de contenu classiques (lecteur, rédacteur, responsable, etc.). Tous les visiteurs, quelles que soient leurs responsabilités, sont mis sur le même pied d’égalité.

Le wiki a été adopté par l’équipe GID pour :

  • Réaliser et maintenir des glossaires métiers.
  • Produire la documentation technique sur l'utilisation du système d'information GID (Guide Utilisateur...).
  • Formaliser les processus métiers de la gestion intégrée de la dépense publique avec des liens vers les textes législatifs et règlementaires.
  • Maintenir les Bases de connaissances pour des activités de support (Assistance des utilisateurs...).
  • Capitaliser les bases de FAQ (Foire Aux Questions) compilée à partir des échanges entre les membres de la Communauté GID sur le Forum de discussion du projet GID.
Page d'accueil de l'espace Wiki GID...
Page d'accueil de l'espace Wiki GID...
Forum :

En vue de faciliter l'échange d'expérience entre les membres de la Communauté sur le système GID , Un Forum de discussion est installé. Il permet de :

  • Poster / répondre / éditer un sujet ou un message (des règles d'utilisation sont instaurées par l'administrateur).
  • Mettre en italique / gras / couleur / citer un texte (par le système des balises, comme [i]texte[/i] pour l'italique).
  • Prévisualiser son message avant de le poster.
  • Créer des sondages, annonces et post-it. (ces deux derniers restent en haut de la page pour être plus visibles).
  • Gérer les émoticônes (petite image manifestant une émotion).
  • Joindre des fichiers à une réponse ou à un sujet de discussion.
  • Etc.
Page d'accueil du Forum GID...
Page d'accueil du Forum GID...

Démarche de mise en œuvre

S'inscrivant dans le cadre de la mise en application de la stratégie de Knowledge Management adoptée pour le projet GID, l'animation de la communauté GID vise les objectifs suivants:

  • Favoriser et encourager le développement du processus d'échange entre les acteurs de la dépense publique.
  • Organiser les modes de collaboration favorisant au maximum la participation de chacun des membres.
  • Structurer et contextauliser la connaissance mutualisée pour en faciliter l'accès, etc.

Démarche progressive

Dans le cadre de la réalisation de ces objectifs, la priorité a été donnée aux besoins immédiats de cette communauté (Référentiel juridique, documentation technique, un Forum de discussion…) d'autres services seront mis progressivement (Annuaire des membres, forum de discussion, accès aux experts en cas de problème, veille collective…).

Comment joindre la Communauté GID ?

Pour joindre la Communauté GID, il suffit de s'inscrire sur l'un de nos espaces collaboratifs suivants:

Comment contribuer ?

Pour contribuer sur les espaces de partage des connaissances dédiés à la Communauté GID, vous pouvez:

  • Aider les autres membres sur le Forum de discussion.
  • Enrichir le contenu partagé sur le Wiki GID.
  • Enrichir le référentiel juridique et règlementaire de la dépense publique.
  • Nous Aider à améliorer l’espace de la Communauté GID.
  • Faire la promotion de l’espace de la Communauté GID.



En savoir plus :

  • Voir la page portant sur les missions des acteurs institutionnels de la dépense publique.
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