Exécution des dépenses

                            
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Système de Gestion Intégrée de la Dépense
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Exécution des dépenses


Si l’initiation de la dépense publique demeure, relativement, de la responsabilité exclusive de l’ordonnateur, d’autres acteurs en sont responsables du respect de cette dernière des règles générales, d’où leur implication dans le circuit de la dépense depuis l’engagement juridique.

Ce processus présente l’ensemble des actions afférentes à la dépense du point de vue engagement réel des deniers de l’Etat, il relate les tâches depuis l’expression des besoins au règlement de la dépense.

Sommaire

Expression des besoins

L’expression des besoins est une étape préliminaire et dont l’ordonnateur et le seul acteur, elle peut avoir deux formes :

  • L’expression des besoins donnant lieu à la mise en place des morasses budgétaires.
  • L’expression des besoins naissant en cours d’exercice.

Besoins donnant lieu à la mise en place des Morasses

Il s’agit des projets et acquisitions planifiables sur une ou plusieurs années. De la planification ressortent les formes, articles, quantité, qualité, estimation, temps et forme de l’acquisition (Appel d’offres, Bon de Commande, contrat, etc.). Dans la plupart des cas, la planification donne lieu aux formes d’appels d’offres pour des raisons d’économie d’échelle et de transparence au niveau de l’exécution.

Besoins naissant en cours d’exercice

Ils concernent les besoins exprimés en cours de l’exercice et qui sont le plus souvent acquis ou réalisés par voie de Bon de commande ou de régie.

Cette étape d’expression des besoins donne naissance à des formulations écrites telles : termes de références, descriptifs techniques. Cette étape est couronnée par la mise en place des cahiers des charges en cas de recours à un éventuel appel à la concurrence.

Pour toutes les réponses aux besoins exprimés, la réglementation a prévu des formes de passation des commandes au profit des services de l’Etat, voir le décret n° 2-06-388 du 05/02/2007 fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle.

En cette phase, l’Ordonnateur est appelé à définir le besoin, l’exprimer en terme de référence conformément à la réglementation et de prévoir la forme de passation juridique.

Gestion des consultations

Il s’agit de l’étape précédant la création d’une obligation, elle consiste en la gestion des différentes modalités d’ordre réglementaire ou organisationnel aboutissant à un engagement donné. Les actes accomplis par l’ordonnateur en matière de la commande publique comprennent:

Appel à la concurrence:

  • Publication.
  • Convocation des membres de la commission d’ouverture des plis.
  • Satisfaction des observations, du Trésorier, sur le dossier de consultation proposée notamment le CPS.
  • Réception des échantillons.
  • Réponses aux différentes questions posées par les futurs soumissionnaires.
  • Tenue du registre des soumissionnaires.
  • etc.

L’appel à la concurrence sous ses différentes formes est régi par les termes du Décret n° 2-06-388 du 05/02/2007 fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle quant aux :

  • Seuil des commandes passibles par voie d’appel à la concurrence.
  • Les types d’appels à la concurrence.
  • Les conditions et délais de publication de l’appel.
  • etc.

Bons de commandes:

  • Collecte des coûts.
  • Collecte de trois devis contradictoires.
  • S’assurer de la disponibilité et des moyens de la réalisation des prestations.
  • etc.

Concernant les Bons de Commandes, la ventilation des natures de dépenses fait l’objet d’une décision du Premier Ministre pour lesquelles le Ministre des Finances arrête les seuils.

Commande par régie:

  • S’assurer des termes de la commande.
  • Acquisition.
  • Facturation.
  • etc.

Cette étape se concrétise par la connaissance et la forme de livraison de la commande publique.

Gestion des dépenses ordonnancées

Les dépenses ordonnancées sont les dépenses dont le paiement requiert l’émission des ordonnances de paiement. On en distingue trois types. Ceux dont le circuit de réalisation suit le chemin naturel régi par la réglementation et ne prévoyant aucune exception. C’est à dire dont la passation requiert l’engagement préalable, le visa du Trésorier, la liquidation, l’ordonnancement, et enfin, le paiement. Dans chaque phase, la dépense subit un contrôle et une vérification.

Engagement

C’est l’acte créant l’obligation et engageant juridiquement l’administration et ses fournisseurs. Il se concrétise par la soumission au visa du Trésorier du dossier d’engagement. Le visa du Trésorier entraînera la validation réglementaire de la phase de consultation et un blocage de crédit au profit de la prestation objet du visa.

Les engagements varient et peuvent prendre plusieurs formes (baux, conventions, etc.) pour plusieurs typologies de passation de commande entre l’administration et ses prestataires :

  • Contrats, conventions.
  • Marché par appels à la concurrence sous plusieurs formes.
  • Bons de commande (sans signature du fournisseur).
  • Demande d’autorisation d’engagement.

Deux types d’engagement peuvent être identifiés :

  • Engagement comptable, par lequel le montant objet de la commande est bloqué pour un paiement éventuel.
  • Engagement Juridique qui est le fruit du visa du Trésorier.

Un engagement peut être :

  • Permanent (location, salaires, vignettes d’eau, etc.).
  • Complémentaire, ex : Avenant : Lorsque l’évaluation d’une dépense qui a été précédemment engagée fait l’objet d’une réévaluation, il est nécessaire de procéder à un engagement complémentaire qui doit faire référence à son engagement initial.
  • Diminution ou annulation : pour les engagements surévalués aux débuts et par la suite, il est question de ramener l’engagement à la hauteur des paiements effectivement réalisés ou dans le cas d’une annulation des prestations.

Contenu des dossiers de propositions d’engagement des marchés

Le dossier de proposition d’engagement soumis au Trésorier pour le Visa doit prendre note des remarques émises par le Trésorier lors de l’étape de consultation induisant la proposition d’engagement et des pièces maîtresses de cette phase.

Les pièces justificatives qui composent les dossiers des propositions d’engagement sont énumérés par l’arrêté n° 266-09 du 29/01/2009 fixant la nomenclature des pièces justificatives des propositions d’engagement et de paiement des dépenses des biens et services de l’Etat. B.O. n° 5732 du 07/05/2009.

Engagement direct

Il est à signaler qu'une proposition d'engagement peut être imputée sur plusieurs lignes budgétaires comme elle peut être imputée sur les crédits de paiement et sur les crédits d'engagement. La totalité de la dépense doit être comptabilisée en ce sens qu'il faut vérifier que le montant à engager correspond bien à la dépense totale pour laquelle l'administration s'oblige.

Ainsi, il est vérifié que le montant à engager est le même sur la fiche D, l'état d'engagement et la pièce de l'engagement (marché, bon de commande, état d'engagement, ordre de recette, décision, etc.).

En cas de discordance entre ces montants, une observation est formulée sur la fiche D. Pour cela, il est procédé à la vérification de l'imputation budgétaire en comparant la rubrique budgétaire portée sur la fiche D et l'état d'engagement avec l'imputation portée sur la feuille comptable.

Cette vérification porte sur :

  • Les codes administratifs de la rubrique (type de budget, chapitre, article, paragraphe, et ligne) ainsi que sur les libellés des articles paragraphes et lignes).
  • Le type de la ligne (seules les lignes normales dotées de crédits peuvent supporter une dépense).
  • Le type de crédits (crédits de paiement ou crédits d'engagement).
  • L'année d'imputation qui doit être l'année en cours (l'année d'imputation des crédits d'engagement est l'année en cours).
  • La qualité de l'ordonnateur ou du sous ordonnateur.
  • La date d'engagement qui doit se situer dans l'année en cours.
  • La dotation de la ligne (crédits de l'année y compris les modifications qui y ont été apportées).
  • Le montant des dépenses engagées avant cette proposition d'engagement.
  • Les crédits disponibles avant la proposition soumise.
  • Le n° d'ordre de l'engagement.

La vérification comptable comprend :

  • L’imputation exacte.
  • Le montant des dépenses préalablement engagées.
  • Le montant des crédits disponibles.
  • Le visa préalable du Trésorier.
  • Le n°d'ordre de la proposition d'engagement.
  • Le caractère libératoire de la dépense.

Il inscrit sur la comptabilité :

  • Le n° de visa attribué par le bureau d'ordre.
  • L'objet de la dépense.
  • La référence du créancier.
  • Le n°d'ordre de la proposition d'engagement.
  • Le montant de la proposition d'engagement.
  • Le montant des engagements doit être augmenté en conséquence.
  • Le montant des crédits disponibles est diminué.
  • Les crédits disponibles doivent être suffisants pour supporter la dépense.

Engagement rectificatif

Pour ce type d’engagement, il est procédé par l’ordonnateur au dépôt du même dossier sur l’engagement direct sauf que la prise en charge du visa initial est nécessaire pour opérer les modifications.

Engagement permanent

Les dépenses permanentes doivent être réengagées tous les ans. Les dépenses permanentes peuvent être des dépenses de personnel (non titulaire) ou des dépenses de biens et services. Ce type d’engagement est soumis au visa collectif.

Les dépenses du personnel non titulaires : L’engagement est conditionné par l’élaboration d’un état de répartition du personnel visé par le Ministre des Finances. Cet état fait apparaître le nombre du personnel autorisé par grade et par lieu d'affectation.

Les dépenses de biens et services : Ce sont principalement des contrats de droit commun et des conventions.

Tout engagement permanent est obligatoirement arrêté par un acte administratif.

Les dépenses permanentes doivent être soumises au visa du Trésorier dès le début de l'année budgétaire et ce avant tout autre nouvel engagement.

Les dépenses permanentes doivent être soumises au visa du Trésorier sur un état d'engagement global. chaque état global comporte l'ensemble des engagements reconductibles visés auparavant sur une même rubrique budgétaire. Ils doivent être regroupés par type de dépenses (contrats, conventions, etc.). Exceptionnellement, ils peuvent être présentés sur des états individuels.

N.B. : Les marchés cadres sont exclus des dépenses permanentes. Ces derniers n'ont pas besoin d'un acte pour leur mettre fin. Ils sont conclus pour une durée limitée.

Diminution d'engagement visée

Lorsqu'un engagement a reçu le visa du Trésorier, il ne peut être annulé que par un autre visa. Ainsi, le Trésorier doit s'assurer de la validité et de la régularité de la diminution d'un engagement déjà visé.

Le motif de diminution invoqué par l'ordonnateur ou le sous ordonnateur doit être accepté par le Trésorier qui, par son visa, confirme sa régularité.

On utilise les termes annulation ou diminution en fonction de l'état visé ou non de la dépense :

  • Une dépense non visée est annulée dans la comptabilité.
  • Une dépense visée est diminuée de la comptabilité.
  • La diminution peut être totale ou partielle.

L'annulation est toujours totale.

La diminution, au niveau du Trésorier, d'une dépense déjà visée doit être saisie et prise en charge. La procédure consiste à :

  • Donner un nouveau n° de visa.
  • Saisir avec le type EC (Engagement Complémentaire).
  • Renseigner le n° de visa de la dépense initiale (n° et année).
  • Attribuer un n°d'ordre d'engagement complémentaire.
  • Prendre en charge l'objet de la diminution.
  • Prendre en charge la date d'engagement.
  • Passer l'écriture comptable sur la même rubrique budgétaire avec un montant en moins.
  • Prendre en charge la date de visa.

Avant le visa de la diminution, le montant diminué n'apparaît pas dans les crédits disponibles. Il n'est pris en compte dans la comptabilité qu'une fois la diminution est visée.

La décision du Trésorier peut se traduire, aux termes de l'article 5 du Décret n° 2-07-1235 du 4 novembre 2008 relatif au contrôle des dépenses de l'Etat :

  • soit à un visa donné sur la proposition d'engagement de dépenses ;
  • soit à une suspension du visa de la proposition d'engagement de dépenses avec renvoi au service ordonnateur des dossiers d'engagement non visés, aux fins de régularisation ;
  • soit à un refus de visa motivé.

La décision du Trésorier est prise après que les différents examens prévus, ci-dessus, n'aient été effectués.

Mais avant de prendre sa décision, un Trésorier peut s'abstenir de viser une proposition qui lui paraît insuffisamment justifiée ou entachée d'irrégularité, ce qui peut marquer un désaccord temporaire entre le contrôle et le service ordonnateur. La proposition est alors retournée au service pour complément d'information, rectification ou annulation.

Ce renvoi est accompagné des observations du Trésorier, formulées de manière précise. Le service, à son tour, s'il ne renonce pas à sa proposition, la présente à nouveau complétée, le cas échéant, des justifications nécessaires.

Au terme de cet échange d'observations et de réponses, le Trésorier décide de viser la proposition d'engagement si les motifs du refus de visa sont levés, ou de la viser avec observations, ou bien de refuser le visa si la divergence ou l'irrégularité subsiste et si l'ordonnateur maintient sa proposition d'engagement. Aussi, l’ordonnateur a la possibilité de passer outre le visa du trésor et soumettre l’engagement à l’arbitrage du Premier Ministre.

Liquidation

La liquidation qui stipule essentiellement le calcul et la vérification des sommes à payer est précédée obligatoirement du suivi de l’exécution des prestations objet de la liquidation. Cette opération se fait sur l’entière responsabilité de l’ordonnateur, qui s’acquitte par ses moyens du suivi de l’exécution à partir de l’émission de l’ordre de service des prestations conformément à l’engagement du fournisseur et selon les termes de l’engagement fourni au Trésorier.

Le fait clôturant cette étape est le certificat par l’ordonnateur du service fait attestant par ce biais l’exécution dûment du service demandé, des calculs et la validation des calculs servant au paiement.

Ordonnancement

Le 1er alinéa de l’article 35 du Décret portant règlement de la comptabilité publique stipule que «l’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément au résultat de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Cet acte incombe à l’ordonnateur».

Le 2ème alinéa de l’article 36 du même Décret stipule que «l’ordonnancement peut se traduire par l’émission d’un titre d’ordonnancement ou de mandatement et d’un titre de paiement».

De ce fait, de l’ordonnancement résultera le paiement des dus à l’administration après un service fait. Le mandatement diffère d’un engagement à un autre selon les modalités de contractualisation.

Pour le mandatement d’un marché :

  • Vérification de la disponibilité des crédits (CP).
  • S’assurer de l’existence du visa de l’état d’engagement et du marché.
  • S’assurer du montant total de l’engagement (CP+CE).
  • S’assurer de la consolidation des crédits (cas du CE).
  • Vérification de la certification du service fait après visa.
  • Existence d’un PVRP ou PVRD.
  • Date de la notification de l’approbation du marché.
  • Droits de timbres (Quittance de paiement).
  • N° de l’Ordre de Service.
  • Caution définitive 30 jrs après notification.
  • Caution de Garantie.
  • Vérifier que la facture doit comporter une date et un numéro.
  • Concordance des montants du marché avec la facture ou décompte.
  • Arrêté de la facture ou du décompte.
  • Etablissement de l’ordonnance de Paiement OP.
  • Etablissement du bordereau d’émission.
  • Production de la caution de retenue de garantie par le cocontractant.
  • Mise à jour de la situation des marchés.

Pour le mandatement d’une subvention :

  • Décision visée par le Trésorier.
  • Etat d’engagement visé.
  • Etablissement de l’Ordonnance de Paiement OP.
  • Etablissement du bordereau d’émission.
  • Copie de la convention de subvention.

Pour le mandatement d’une Convention :

  • Convention signée par les deux parties.
  • Visa de l’état d’engagement.
  • Etablissement de l’Ordonnance de Paiement OP.
  • Etablissement du bordereau d’émission.

Pour le mandatement d’un Bon de Commande : Etablissement, en double exemplaires, d’une Ordonnance de Paiement (O.P) et d’un Mandat portant un numéro d’ordre d’une série unique et ininterrompue par année budgétaire qui doivent comporter les indications suivantes :

  • Désignation de l’Ordonnateur.
  • Imputation budgétaire, année d’origine de la créance.
  • Désignation précise du créancier (nom, prénom, raison sociale, adresse).
  • Montant et objet de la dépense.

Lorsque l’ordonnancement ou le mandatement est effectué au bénéfice d’un organisme public, le titre de paiement doit être effectué au profit du TM ou du TP.

Etablissement, en quatre exemplaires, du Bordereau d’émission BE sur lequel sont enregistrés le n° de l’OP et le mandat. Il est daté et numéroté.

Les bordereaux d’émission et les ordonnances de paiement auxquels sont jointes les pièces justificatives sont signés par l’ordonnateur et adressés au TM ou à la TP. Après cette phase, la dépense est considérée ordonnancée.

Un exemplaire du dossier transmis à la TM ou à la TP est classé avec les pièces justificatives.

Pour arriver à cette étape qui est l’ordonnancement de la dépense, l’ordonnateur doit accomplir certaines tâches et s’assurer de quelques éléments à partir de l’engagement jusqu’à l’ordonnancement, il s’agit de :

  • Approbation du marché par l’autorité compétente.
  • Notification de l’approbation du marché.
  • Etablissement et signature de l’ordre de service.
  • Notification de l’ordre de service prescrivant le commencement des prestations.
  • Demande d’enregistrement du marché et de constitution de la caution définitive par le titulaire.
  • Suivi de l’exécution des marchés et des ordres de services, ordres d’arrêts, ordres de reprises, gestion des décomptes, PV de réception provisoire et PV de réception définitive, révision des prix, libération de caution et rapport d’achèvement des prestations.
  • Réception dans les délais.
  • Essais et vérifications des prestations en conformité avec les prescriptions techniques.
  • Vérification et signature des bons de livraisons.
  • Prise en charge à l’inventaire pour les marchés d’équipements.
  • Annotation du registre d’inventaire.
  • Production des cautions définitives ou de retenues de garantie.
  • Etablissement des PV de réception.
  • Pénalités de retard.
  • Vérifications des prestations avant déclaration de la réception définitive.
  • Etablissement du PV de réception définitive.
  • Etablissement de la demande de main levée sur la caution définitive et de garantie.
  • Envoi du dossier (demande + PV) pour la main levée.
  • Clôture du marché (marché soldé).
  • Mise à jour de la situation des marchés….

Cessions et Oppositions

Pour libérer l’État de sa dette, le comptable est tenu de s’assurer que le créancier est fondé à recevoir les fonds réclamés. Dans ce cadre, il exerce la détection des cessions ou oppositions qui peuvent affecter une créance, et à ce titre, générer le paiement de tout ou partie des sommes dues à une ou plusieurs personnes, différentes du créancier réel.

Les actes de cessions ou oppositions peuvent être opérés par le comptable suite aux :

  • Actes provenant des tribunaux.
  • Saisie-arrêt.
  • Accords de cession de créance entre particuliers.
  • Actes provenant des comptables publics (percepteurs,...).
  • Actes provenant des banques.
  • Nantissements des marchés publics.
  • Actes provenant des particuliers.
  • Demandes de compensation légale.
  • Actes provenant des ordonnateurs.
  • Ordres de recettes accompagnant les ordonnances de paiement.

Règlement

Les comptables de l’État exécutent des opérations de trésorerie tant en recette qu’en dépense pour le compte de l’État et de ses correspondants.

Actuellement, le comptable assure la responsabilité selon les prescriptions sur :

  • La qualité de l’ordonnateur ou son délégué.
  • La disponibilité des crédits.
  • L’exacte imputation des dépenses.
  • L’exactitude des calculs de liquidation.
  • L’intervention préalable des contrôles réglementaires.
  • Le caractère libératoire du règlement.

Aussi, avant tout règlement, les données des cessions et oppositions sont prises en compte ainsi que les opérations de nantissement.

Tâches accomplies par le comptable pour le règlement :

  • La prise en charge et le contrôle des ordres de paiement.
  • Le suivi des transmissions des OP payables en numéraire par ordonnateurs pour remise aux bénéficiaires.
  • La centralisation des ordonnances de paiement réglées par le comptable assignataire ou par les autres comptables.
  • L’émargement des OP payés et centralisés avec les ordonnances de paiement émises.
  • La détermination des restes à payer sur OP et mandats émis en numéraire.
  • La prise en charge des règlements par virement :
    • établissement des chèques pour les banques et les CCP.
    • établissement d’avis de crédit pour les comptables publics (TP/TM).
    • établissement de fiches d’écritures pour les fonds particuliers.
    • la gestion des rejets de virement.

Gestion des Dépenses Sans Ordonnancement Préalable

La liste des dépenses qui peuvent être payées sans ordonnancement préalable est fixée par l’arrêté du Ministre des Finances du n° 681-67 du 12/12/1967.

Les dépenses sans ordonnancement sont des dépenses effectuées sans engagement, ni visa du Trésorier, et sans l’établissement des ordonnances de paiement. Elles sont payées par la TGR.

L’ordonnateur paie ses créanciers dès la constatation de la créance, et soumet au Trésorier le bordereau et pièces comptables justifiant la dépense soit :

  • Les factures concernant la dépense en justifiant le service fait.
  • Les Ordres de paiement dûment signés par l’ordonnateur.

Après visa du Trésorier, la dépense est acceptée et considérée valable.

Gestion des régies des dépenses de l’état

Les dépenses en régie sont des dépenses sans ordonnancement préalable. L’objectif de gestion de ce type de dépenses est d’assouplir les procédures d’exécution des dépenses imprévues et de faible importance en mettant à disposition des régisseurs (au Maroc ou à l’Etranger) les fonds nécessaires et en contrôlant leur utilisation à posteriori.

Ces dépenses sont prévues par l’instruction du 2 Mars 1969 telle que modifiée et complétée par l’arrêté du Ministre des Finances du 16 Mars 1993. Exemples :

  • Salaires des journaliers.
  • Frais des missions.
  • Indemnités pour travaux supplémentaires.
  • Vacations, animation de séminaire.
  • Cotisations à des organismes de prévoyance.
  • Frais d'affranchissement.
  • Taxes.
  • Petit matériel.
  • Fêtes et cérémonies.
  • Entretien.
  • etc.

La régie est un mode de dépense et de paiement exceptionnel. Ce mécanisme a été mis en place afin d'introduire une souplesse dans la dépense notamment en cas des montants minimes. Les dépenses effectuées par voie de régie sont considérées des dépenses sans ordonnancement préalable.

Pour qu'il y ait possibilité de faire des dépenses par voie de régie, il est nécessaire de passer par des étapes.

Lors de la création de la régie, l'ordonnateur doit signer conjointement avec le Ministre des Finances un arrêté de création de la régie. Il est arrêté le nom du régisseur, son suppléant ainsi que les lignes qui feront objet d’une gestion par régie.

Chaque régie est identifiée par un code attribué par le Ministre des Finances.

Les dépenses faites par le régisseur doivent être justifiées auprès du comptable assignataire.

Toute modification touchant la régie (types de dépenses, montant des décaissements, rubriques budgétaires, etc.) doit se faire par le biais d'un autre arrêté modificatif de la régie pris dans les mêmes conditions que l'arrêté de création. Une régie doit toujours garder le même code d'identification.

La gestion des DSOP à l’Etranger a pour objet la prise en charge et le suivi des mouvements de blocages et de déblocages de crédits pour les Agents Comptables hors du Maroc.

Eléments d’une DSOP à l’étranger :

  • Prise en charge des blocages de crédits pour les agents comptables hors du Maroc :

Correction d’un blocage de crédit. Annulation d’un blocage.

  • Mise à jour des rubriques des dépenses budgétaires.
  • Génération automatique des rubriques d’une nouvelle gestion.
  • Suivi des crédits des sous ordonnateurs dépendant du poste comptable à l’étranger.
  • Suivi des dépenses diverses effectuées par les agences comptables à l’étranger :

Cas des bourses à l’étranger et des frais d’escale des avions des FAR et des unités flottantes de la Marine royale :

  • Prise en charge des blocages des crédits.
  • Prise en charge des ordres de paiement.

Cas des dépenses ne nécessitant pas de blocage de crédit (pertes au change constatées par l’agent comptable à l’étranger) :

  • Liquidation des pertes au change (calcul).
  • Contrôle par rapport aux pièces justificatives et imputation définitive.
  • Prise en charge des crédits ouverts pour les postes des attachés militaires…
  • Exploitation du journal général transmis sur support magnétique par les régisseurs à l’étranger.
  • Transfert sur support magnétique des opérations de dépenses budgétaires des ACE à la centralisation.
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