Faqs Gestion de la dépense

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Foire aux questions
Gestion de la dépense


La vocation des questions fréquemment posées est de capitaliser les échanges entre l’équipe d'assistance GID et la Communauté GID.

Pour poser une nouvelle question à l'équipe GID, postez votre question à l'adresse gid@tgr.gov.ma. L'équipe GID examinera votre question et vous fournira la réponse qui s’impose dans les plus brefs délais.

Mais avant d'envoyer un message, consultez attentivement les questions fréquemment posées du système. La plupart des réponses aux questions que vous vous posez s'y trouvent...

Questions fréquemment posées

Sommaire

Bénéficiaire de la dépense

Est-ce possible de modifier le bénéficiaire d’une dépense ?

C'est possible de modifier seulement le libellé du bénéficiaire de la dépense via le Module de Correction de Données. C'est uniquement pour les erreurs de saisie et pas pour le changement de bénéficiaire.

Comment modifier les données sur le bénéficiaire avec CIN ?

Si la dépense est à l'état "En cours exécution", il est possible via le Module de Correction de Données de modifier uniquement le nom et prénom de l’intéressé. Pour corriger le CIN, il faut fournir une demande cosignée via l’outil d’assistance JIRA.

Comment rectifier le nom du titulaire d’un marché ?

  1. Pour le référentiel, faire une demande via l'outil d'assistance JIRA.
  2. Pour la dépense, faire la correction sur le Module de Correction de Données.

Gestion des dépenses

Quels sont les étapes de prise en charge des actes sur le système GID ?

Voir ce schéma expliquant les modalités de prise en charge des actes sur le système GID.

Modalités de prise en charge des actes sur le système GID
Modalités de prise en charge des actes sur le système GID

En pratique :

  1. Le marché est saisi en quatre étapes : Contrat, lot, phase et prestation.
  2. Le bon de commande est saisi en trois étapes : Contrat, phase et prestation.
  3. Le contrat de droit commun est saisi en deux étapes : Contrat et prestation.
  4. Les autres actes sont saisis en une seule est unique étape : Contrat.

Comment ajouter l'option de reconduction à un contrat de droit commun omise lors de la première saisie ?

La reconduction des contrats est possible via le Module de Correction de Données chez le Trésorier.

Pourquoi le système ne permet pas la saisie des quantités et les prix (BPDE) des prestations objet des contrats de droit commun ?

Lors de la création de contrat de droit commun, le système permet la saisie du montant annuel du contrat. Au moment de l'ordonnancement du contrat, l'utilisateur puisera alors de ce montant. Sur chaque OP, il saisira le montant de la période (mois, trimestre....), en précisant sur l'objet de l'OP la période concernée, et ce jusqu'à épuisement du montant annuel.

Comment effectuer la reconduction partielle par fiche navette

Le système GID offre la possibilité d'engager une reconduction partielle des dépenses reconductibles par fiche navette, dont le montant doit être inférieur ou égale au montant des contrats y compris, le cas échéant, les avenants ou augmentations prise en charge.

Voici la démarche à suivre :

  1. Cliquer sur fiche navette.
  2. Choisir le type de Contrat de droit commun.
  3. A l'intérieur du carré comportant le montant de chaque dépense, cocher la dépense.
  4. Rectifier le montant selon les besoins (soit pour trois, quatre mois...).
  5. Cliquer sur l'espace du montant global de la fiche navette, le système refait automatiquement les calculs.
  6. Choisir l'imputation budgétaire et continuer le processus jusqu’à pris en charge de l’acte par l’ordonnateur.

Comment effectuer la reconduction des marchés cadres, marchés reconductibles et contrats de droits communs ?

La reconduction des marchés cadres, les marchés reconductibles et les contrats de droit commun se fait de la manière suivante :

  1. Pour les marchés cochés reconductibles, il faut se connecter sur l’année en question et chercher les dépenses une à une. Si elles sont ordonnancées en totalité, il faut cliquer sur le bouton " Réactiver dépenses". Le bouton " Engagement annuel " s'affichera sur l'écran de la dépense recherchée, par la suite, il faut cliquer sur ce bouton pour passer la reconduction sur l’année en question.
  2. Pour les contrats de droits communs reconductibles qui sont passés l'année précédente par fiche navette, il faut se connecter sur l’année en question et cliquer sur "suivi d'exécution" et sur "créer fiche navette", le système restitue tous les anciens contrats. Il faut cocher ceux qui sont reconductibles et cliquer sur "Enregistrer" pour pouvoir passer leur reconduction sur l’année en question. Si un contrat n'apparait pas au moment de la création de la fiche navette, cela veut dire qu'il n'a pas été coché reconductible.

Comment corriger les dépenses à l’état pris en charge ?

Les dépenses visées, sur l’exercice en cours et prises en charges par les ordonnateurs qui comportent des erreurs de saisies comme le taux de garantie, le délai d’exécution, le taux des pénalités, etc. peuvent être corrigées via le module de correction des données. Ce module permet d'annuler l'engagement par les Trésoriers pour rendre la dépense, concernée par la correction, à l’état validé.

Une fois la dépense validée, elle peut être corrigée par l’ordonnateur qui doit refaire son engagement dans le système GID, en gardant les mêmes dates initiales de signature, du bureau d’ordre et même celle du visa.

Comment rectifier le numérotage des décomptes au niveau du système GID ?

Fournir une demande cosignée via l’outil d'assistance JIRA.

Est-ce qu’on peut modifier le numéro d’un OP ?

On ne peut pas changer le numéro de l’OP. Il est fourni automatiquement par le système.

Comment annuler une prise en charge de DSO saisie par erreur ?

Ce besoin peut être satisfait par le Module de Correction de Données chez le Trésorier.

Comment procéder à la modification du type de la dépense après visa ?

Après visa d'une dépense il s'est avéré lors de son mandatement, qu’il s agit d'une subvention et non pas d'une convention. Pour corriger cette dépense, il suffit de supprimer l'engagement par le Module de Correction de Données, puis supprimer la dépense erronée et créer à nouveau la dépense avec les informations correctes.

Quelle est la procédure à suivre dans le cas d'une convention passée avec plusieurs bénéficiaires avec un compte bancaire pour chaque bénéficiaire ?

Les conventions ont un seul bénéficiaire qui est saisi dans le contrat et plusieurs RIB qui sont saisis dans les prestations. Il n'est pas possible de saisir des conventions avec plusieurs bénéficiaires.

Comment rectifier la nature des prestations d’un bon de commande ordonnancé en totalité ?

Si le bon de commande est déjà ordonnancé en totalité, on ne peut pas modifier la prestation. Avant le paiement c’est possible de corriger même après visa.

Comment changer le RIB d'une dépense ?

Conformément à la règlementation en vigueur le changement du RIB doit être effectué via un avenant lequel avenant doit être visé par le comptable et pris en charge par l'ordonnateur. Toutefois, si la dépense n'ayant pas été ordonnancée, la correction du RIB peut se faire via le Module de Correction de Données chez le Trésorier.

Comment rectifier le plafond de la retenue de garantie ?

Afin de traiter cette demande dans les meilleures conditions, Il est nécessaire de faire une demande écrite et signée à votre Trésorier. Ce dernier et après avoir qualifié la demande en question, il la transmet à la TGR via l'outil d'assistance JIRA.

Comment calculer le plafond de garantie et la pénalité de retard pour les marchés cadres en valeur ?

Le calcul du plafond de garantie et de la pénalité de retard des marchés cadres en valeur se fait sur la base du montant maximum et non sur la base du montant du bordereau des prix.

Comment le système GID gère les déductions des pénalités pour retard ?

Le système génère automatiquement l’OP de pénalité de retard et lui affecte le type de précompte. Pour plus de précisions et comme vous l'auriez constaté, les marchés saisis sur le système GID dans le cadre du 2ème palier peuvent être concernés par le calcul des pénalités. C'est ainsi que lorsque l'ordonnateur ou le sous ordonnateur renseigne les champs, le système fait automatiquement le contrôle du respect du délai d'exécution et calcul d'office les pénalités. Il s'agit des champs suivants :

  1. Au stade de la création de la dépense de type marché
    • le délai d'exécution du marché en mois ou en jours
    • le taux de pénalité
    • le plafond des pénalités
  2. Au stade de suivi de son exécution
    • l’ordre de service de commencement
    • l'ordre de service d'arrêt et de reprise des travaux, le cas échéant.

Deux cas peuvent se présenter :

  1. En cas de dépassement de délai d'exécution : le système GID calcul automatiquement le montant des pénalités à déduire. Une OP de type " précompte" est générée à part.
  2. Dans le cas contraire : seul l'OP au profit du bénéficiaire est généré par l'application.

Comment répartir le montant des intérêts moratoires si l'engagement porte sur deux lignes budgétaires ?

Le montant des intérêts moratoires est saisi au niveau du contrat. A la phase d'engagement il est possible de répartir le montant sur les lignes budgétaires adéquates.

Comment saisir le délai d’exécution d’un contrat d’architecte ?

Pour la phase étude, le délai des prestations architecturales est celui prévu au calendrier d’établissement des études remis par l’architecte conformément à l'article 100 § 2-c du décret 2-12-349 relatif aux marchés publics. Ceci donc ne pose pas de problème dans GID.

Pour les phases de suivi et contrôle d'exécution des travaux, réception provisoire et réception définitive, aucun délai n'est prévu puisqu’il ne peut être connu à l’avance. En effet, l’article 10 du modèle de contrat d'architecte stipule que « Pour la phase de suivi des travaux, le délai des prestations architecturales commence à la date prévue par l'ordre de service prescrivant le commencement des travaux par l'entrepreneur et prend fin à la réception définitive des travaux ». De telles précisions ne sont pas encore disponibles lors de la création du contrat d’architecte, d’où la problématique de la notion de délai à introduire au niveau de la phase B qui est décortiquée en phases 7, 8 et 9.

Pour solutionner ce blocage, on suggère aux ordonnateurs de mettre 0% au niveau du champ des pénalités et de mettre n’importe quel délai pour les 3 dernières phases, parce que la notion de délai est introduite dans GID pour appliquer des pénalités à l’encontre des architectes, s’il y a un retard dans l’exécution.

Par ailleurs, normalement les architectes n'encourent pas ce risque parce qu’ils sont liés aux prestations du marché des travaux.

Comment saisir les primes des architectes ?

L'article 113 du décret n° 2-12-349 relatif aux marchés publics prévoit l'allocation de primes aux cinq projets les mieux classés du concours architectural. Sur GID, il faut saisr une dépense avec un sous type de dépense de "Salaires et Indemnités" intitulé "Honoraire" qui accepte les bénéficiaire avec IFU.

Quelle est la procédure à suivre pour la prise en charge des salaires du personnel des CTs ?

Voir les modalités pratiques de prise en charge des salaires du personnel des Collectivités Territoriales sur le système GID.

Comment modifier les quantités d’une dépense engagée ?

Le trésorier peut annuler provisoirement l'engagement de cette dépense via le le Module de Correction de Données. Le marché devient alors à l'état "validé". Le service gestionnaire, par la suite, peut chercher le marché et faire les corrections nécessaires et l'engage de nouveau en respectant les mêmes dates initiales (Signature, Bureau d’ordre et visa).

Quelles sont les étapes de prise en charge des actes sur le système GID ?

Les actes initiées par l’ordonnateur, passe par trois étapes conformément au schéma suivant :

Cycle de vie de traitement des actes ordonnancés sur le système GID
Cycle de vie de traitement des actes ordonnancés sur le système GID

Les actes initiées par le comptable (DSO, Prise en charge de recette...), passe par deux étapes à savoir deux et trois ci-haut.

Il ne faut pas tenir compte du bureau d'ordre pour les septs actes dématérialisés par la la circulaire n° 2/09/TGR du 13/07/2009 portant sur la dématérialisation de certains actes budgétaires et comptables dans le système GID.

Quelle est la différence entre bon de commande et bon de commande spécifique ?

Le bon de commande s’aligne sur la règlementation en vigueur notamment les seuils tels que définis par l’article 88 du décret n° 2-12-349 du 20/03/2013 relatif aux marchés publics. Tant disque le bon de commande spécifique ne respecte pas cette règle. C’est le cas notamment de BC pour INDH/ILDH, les bons de commande dit sans visa pour certains organismes dispensé du contrôle de régularité comme le Conseil Économique et Social ainsi que la Cour des Comptes.

Comment relever le plafond de bon de commande pour les prestations de même nature ?

Il faut fournir une demande via l’outil d'assistance JIRA accompagnée des pièces justificatives nécessaires.

Est-ce possible de télécharger les modèles types des bons de commandes sans passer par la procédure de création ou d’ordonnancement ?

C’est possible pour les marchés y compris les bons de commande de télécharger le bordereau des prix uniquement. Pour les autres modèles, il faut se référer à la règlementation en vigueur régissant ces actes.

Comment est effectuée la numérotation des actes ?

La numérotation des actes sur GID est générée automatiquement au moment de la création de l’acte par l’initiateur de l’acte. Elle est unique pour chaque acteur (ordonnateur, comptable,…) de la dépense et se compose des éléments suivants : Année/ordonnateur/type d’acte.

Est-ce possible de modifier le numéro d'engagement ?

Le numéro d'engagement est le même que celui de la dépense que le système GID attribut automatiquement au moment de la création de l’acte par l’initiateur de l’acte. Il n’est pas possible de le modifier.

Comment saisir les dépenses de types marchés au rabais ou à majoration ?

Il faut saisir le marché après rabais/majoration. le calcul se fait hors GID.

Comment résilier un marché ?

L’acte de résiliation est initié par l’ordonnateur : Créer>Gestion dépense>Prise en charge résiliation. Puis, il faut continuer le traitement jusqu’à la prise en charge de l’acte par l’ordonnateur en passant par le visa du Trésorier.

En fait, la résiliation est une diminution d’engagement. Après la validation de l'acte de résiliation, vous passer par la création de l'acte comptable qui est la diminution de l'engagement : Créer>Dépense>Diminution engagement>Choisir le type résiliation et ensuite valider, signer et transmettre.

Comment saisir le bordereau des prix détail estimatif ?

On ne saisit pas dans GID le bordereau des prix détail estimatif (Approvisionnement).

Comment est calculé le montant de la révision du prix ?

Le montant de la révision du prix au niveau de la dépense n'est pas calculé par le système GID, il est saisi par l'utilisateur et il n'y a aucun contrôle sur l'exactitude de sa valeur dans le système. La formule de révision saisie au niveau des prestations sert à calculer l'écart relatif à la révision des prix dans les décomptes. Ce module n'est pas encore opérationnel sur la production faute de valeurs des indexes.

Quelle est la date à mettre dans le champ « date de révision des prix » ?

Cette date varie en fonction du type de marché :

  • Appel d’offre : Date d’ouverture des plis.
  • Marché négocié : Date de signature du contrat.

Comment indexer les produits à prix règlementés ?

L’article 12 du décret n° 2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics stipule que « pour les marchés portant sur l'acquisition de produits ou services dont les prix sont réglementés, le maître d'ouvrage répercute la différence résultant de la modification des prix desdits produits ou services intervenue entre la date de remise des offres et la date de livraison sur le prix de règlement prévu au marché ».

Faute de texte fixant l'indexation des prix règlementés par l'État et en attendant de voir la possibilité d’établir dans GID des décomptes avec les nouveaux prix pour ce genre de marchés (Carburant, gasoil, lubrifiant farine etc.), voici la démarche à suivre pour liquider, sur GID, les marchés s’y rapportant :

  1. Création d'un engagement complémentaire sur le marché en question, dont le montant est égal au montant issu de la majoration des prix, le faire viser par le Trésorier et par la suite le prendre en charge par le sous ordonnateur. (Mise en place des crédits disponibles).
  2. Liquidation du marché en question :
    • cliquer sur liquider.
    • choisir le type de décompte.
    • remplir les quantités désirées des prestations.
    • valider le décompte faisant ressortir les anciens prix et l’imprimer.
    • Générer l'OP de GID et au niveau de la case « Montant de l'OP», modifier le montant à régler en rajoutant le surplus issu de l'augmentation des prix de carburant.
  3. Transmettre cette OP et le BE au trésorier pour visa et règlement. A signaler que le chargé de règlement au niveau du Trésor peut payer ce marché sur la base des nouveaux prix, à condition que l’ordonnateur produise les justificatifs suivants :
    • un décompte édité de GID.
    • un décompte fait manuellement hors GID établi avec les nouveaux prix du carburant.
    • un certificat justifiant que les prix pétroliers sont règlementés.

Comment passer sur GID une augmentation des prix du GAZOIL ?

L’article 12 du décret n° 2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics stipule que « pour les marchés portant sur l'acquisition de produits ou services dont les prix sont réglementés, le maître d'ouvrage répercute la différence résultant de la modification des prix desdits produits ou services intervenue entre la date de remise des offres et la date de livraison sur le prix de règlement prévu au marché ».

Sur le système GID, il faut suivre la démarche suivante :

  1. Avant la liquidation du marché, l'ordonnateur doit passer dans GID un engagement complémentaire pour couvrir l'augmentation des prix règlementés (Total du montant du à la différence des prix du gasoil).
  2. Une fois cet engagement complémentaire est visé et pris en charge, ce dernier doit procéder par la suite à la liquidation du marché, en modifiant le montant à ordonnancer au niveau de l'OP. Le disponible sera affiché par GID en tenant compte de l'engagement complémentaire.
  3. Par la suite, tout le dossier (CPS, OP, BE...) doit être transmis au Trésorier avec copie du décompte provisoire ou définitif fait manuellement avec les nouveaux prix et non pas édité à partir de GID.

Pourquoi le prix des produits règlementés est établi à 2 chiffres après la virgule ?

Le prix des produits règlementés notamment le carburant est établi à 3 ou 4 chiffres après la virgule lors de son achat par les sociétés pétrolières, mais le prix vendu par ces dernières sur le commerce est établi à 2 chiffres après la virgule.

Comment régler un versement au profit d'un Groupement dont le budget est géré par le Trésorier ?

Pour le cas « Versement au profit d’une CT de type Groupement », il faut créer une dépense de type « Versement » et sous type « Versement » :

  1. Choisir au niveau du bénéficiaire le type tiers « Collectivité locale », après saisir le code du groupement.
  2. Choisir le mode de paiement « Virement » avec le type « Comptable » et saisir le code du comptable (dans ce cas Trésorier provincial) et le code du compte.
  3. Après visa de l’engagement, l’utilisateur génère automatiquement l’OP au profit du comptable.
  4. Au niveau du règlement, une fois le trésorier valide le précompte, l’OP s’affiche au niveau des règlements en cours « Comptables internes », il valide et prend en charge lui-même «OP» réglée.

Comment saisir une dépense avec deux comptes bancaires ?

Il faut créer deux prestations pour le même contrat et pour chaque prestation, il faut mettre le RIB en question. Pour en savoir plus, voir les modalités de prise en charge des actes sur le système GID.

Comment réactiver une dépense ordonnancée en totalité ?

La réactivation d’une dépense ordonnancée en totalité permet de rendre la dépense en cours d’exécution pour la modifier éventuellement. La réactivation se fait par l’ordonnateur en se connectant à l'année budgétaire en question, en cherchant la dépense et en cliquant sur le bouton « Réactiver la dépense ».

Est-ce que le salaire du personnel occasionnel d'une commune et les indemnités du président et membres peuvent être réglé via GID ?

Tout à fait le salaire du personnel occasionnel ainsi que les indemnités des membres peuvent être réglé via le système GID comme une dépense de type salaire et indemnités avec le véritable bénéficiaire. Par contre, le salaire du personnel titulaire est réglé « Hors GID », mais il est y comptabilisé. Voir ce guide méthodologique en savoir plus.

Pourquoi l’onglet "créer nouvel acte" n'apparait pas ?

Il faut l’utilisateur aie du rôle "d'agent de saisie" pour que le bouton "Créer nouvel acte" soit affiché. C'est l'administrateur local qui attribue les rôles et responsabilités.

Pourquoi lors de la création d'un nantissement le système n'affiche plus les marches des années précédentes

Afin que les anciennes dépenses apparaissent lors de la création d'oppositions, l'utilisateur doit avoir déjà effectué les reports et réengagements de ces dépenses des l’année précédente.

Est-ce possible de saisir des actes en arabe ?

Actuellement le système GID ne permet pas la saisie des prestations en ARABE.

Comment effecteur un précompte sur salaire au profit d’une association ?

Pour effecteur un précompte sur salaire au profit d’une association :

  1. Créer une diminution d'engagement du montant à verser à l’association en question.
  2. Créer une dépense de type versement dont le bénéficiaire est l’association en question.

Engagement

Pourquoi le bouton engagement annuel de la dépense n'apparait pas ?

Lorsqu’il s’agit d’un marché unique, le bouton engagement annuel n'apparait pas sur GID. Il faut que le marché soit "reconductible" ou "marché cadre" où on prévoit la tacite "Reconductible" pour que ce bouton soit affiché.

Comment effectuer le chargement engagement asynchrone des indemnités sans erreur ?

Avant de faire le chargement asynchrone des indemnités, il faut d'abord consulter le guide dédié à cet effet. Voir également la circulaire relative au paiement par virement bancaire des frais et indemnités des fonctionnaires.

N’oubliez pas que le format de la cellule des champs dates doit être texte et la retenue doit être renseignée avec zéro, s'il n'y a pas de retenue toutefois. Voici quelques règles très simples à respecter pour effectuer ce chargement sans erreur :

  1. Le fichier doit comporter une seule feuille nommée "Feuil1", qui contient les données, il faut supprimer les autres feuilles.
  2. Toutes les colonnes sauf le brut, le taux et le net doivent être de type "texte".
  3. Le Brut et le Net doivent être de type "Valeurs" et non pas "Formules". Voici comment faire : D’abord, sélectionner ces colonnes, puis cliquer sur "copier ", et au même endroit cliquer sur "coller" et choisir "collage spécial" type "Valeurs".
  4. Même les colonnes vides du fichier ne doivent contenir aucune mention ou numéro.
  5. la dernière colonne ne doit pas être un champ concaténé.

Pour savoir plus, voire ce guide méthodologique.

Pourquoi lors du chargement engagement des frais et indemnités, le système affiche la mention « transmis avec erreur » ?

Puisque vous avez eu la mention « transmis avec erreur », il parait que le fichier chargé n’est pas conforme aux normes établies par le système GID.

La plupart des problèmes liés au chargement en masse des frais et indemnités sont dues à la qualité des données notamment le format des cellules du fichier Excel. L'image ci-après montre comment formater les colonnes de ce fichier.

Modalités de formatage des données à charger sur le système GID
Modalités de formatage des données à charger sur le système GID

Voir ce guide pour en savoir plus.

Comment engager l'impôt sur le revenu les dépenses de type salaires et indemnités ?

L'IR fait l'objet d'une dépense à part entière dont le le bénéficiaire est le comptable assignataire. Voici le chemin à suivre :

Créer>Gestion dépense>Gestion engagement>Création dépense>salaires et indemnités>Impôt sur le revenu

Comment importer un BPDE de l'Excel ?

D’abord, il faut télécharger le modèle du fichier Excel sur votre ordinateur à partir du système GID, et puis il faut le remplir par les données demandées. Ces les données se répètent dans chaque article (retenue de garantie, délai de garantie, révision des prix etc.). Après enregistrement du fichier, il faut le charger sur le système GID.

Pourquoi le bouton engager n’est affiché pour le contrat d'architecte ?

C'est pour ne pas obliger l'utilisateur à engager la dépense par proposition d'engagement de dépense (PED). Il a, en effet, le choix d'engager la dépense par fiche navette ou par PED en utilisant le menu : Créer>Gestion de dépense>. En savoir plus, voir ce guide se rapportant à la prise en charge des marchés de prestations architecturales sur le système GID ]] conformément au modèle du contrat d'architecte tel que publié à l’Arrêté n° 1874-13 du 13 novembre 2013

Pourquoi les boutons « augmentation, diminution, engagement annuels et ajouter avenants » n'apparaissent pas au niveau des dépenses susceptibles d'être augmenter ou reconduites ?

C'est tout à fait normal que les boutons d'actions ne s'affichent pas parce que vous n'avez pas terminé le report de crédits.

Comment ré-imputer une dépense ?

Conformément aux dispositions de l'article 89 du décret royal n° 330-66 du 21/04/1967 portant règlement général de comptabilité publique, la ré-imputation est opérationnel sur GID, il suffit de doter les utilisateurs des habilitations nécessaires. Sur GID, voici le chemin à suivre : Créer>Gestion des dépenses>Gestion engagement>Ré-imputation dépense. Mais, attention si la dépense est ordonnancée en totalité, aucune ré-imputation n’est envisagée.

Est-ce possible d'élargir la taille du champ « objet de l’engagement » ?

Le champ consacré à l'objet du marché est suffisamment long pour supporter les objets très longs. Par contre sur l’objet de l'engagement, ce n’est pas nécessaire de reproduire tout l'objet du marché étant donné qu'on peut facilement le consulter en haut de la page.

Comment engager les honoraires d'un avocat ?

Les honoraires des avocats peuvent êtres pris en charge par la création d'un nouveau acte de type convention (autres conventions). A signaler qu'il faut introduire le Type Tiers avec le bénéficiaire identifié par CIN. Pour en savoir plus, voir la procédure de saisie du bénéficiaire de la dépense.

Notre trésorier refuse de viser les marches reconductibles, prière nous indiquer est ce possible de les faire viser au niveau central ?

C’est votre trésorier qui est le seul habilité à viser vos marchés. Le rejet du trésorier doit être obligatoirement fondé et justifié par des arguments règlementaires. Pour en savoir plus, voir les modalités de l'exercice du contrôle sur le décret n° 2-07-1235. Si le rejet est justifié, il est nécessaire de le satisfaire, il va de votre responsabilité et celle du Trésorier vis-à-vis de la Cour des comptes. Si vous n’êtes pas convaincu par des motifs invoqués par le Trésorier, il est recommandé de présenter votre dossier à l’arbitrage administratif. Voir à ce sujet les procédures du passer outre et réquisition sur le décret n° 2-07-1235 du 4 novembre 2008 relatif au contrôle des dépenses de l'Etat.

Comment lier les projets intégrés sur GID avec les AS qui les financent ?

D’abord, il faut saisir et traiter les AS jusqu’à ce qu’elles arrivent au stade de prise en charge par l’ordonnateur. Ensuite, il faut saisir les dépenses se rapportant aux projets intégrés et au moment de l’imputation budgétaire faire le lien avec l’AS en question.

Est-ce possible d’effectuer une diminution d'engagement pour un exercice dont la Loi de Règlement est déjà clôturée ?

En principe une fois la Loi de Règlement est clôturée, aucune modification des données, quelque soit sa nature, n'est pas possible.

Pour un exercice clôturé au niveau du système GID mais dont la Loi de Règlement est en cours de préparation, il nécessaire d’avoir un accord préalable du Service des États Financiers et des Lois de Règlement relavant de la TGR. Aussi toute demande d'ouverture de cet exercice doit préciser la nature des opérations à exécuter sur ledit exercice et porter l’avis favorable de ce service.

Liquidation

Pourquoi la liste des phases est vide lors de la liquidation du décompte provisoire d’un marché ?

C’est parce que l'ordonnateur n'a pas validé l'ordre de service de commencement. Pour afficher la phase au niveau de la liquidation, il faut que l'ordre de service de commencement soit validé.

Pourquoi le système ne permet pas de saisir la phase lors de la liquidation d’un décompte ?

Il faut d’abord saisir l’ordre de service de commencement sur cette dépense avant de pouvoir saisir la phase du décompte en question.

Ordonnancement

Comment avoir l'édition de l'état global d'ordonnancement des indemnités ?

Afin de permettre le chargement des indemnités dans un état global d'ordonnancement, il est nécessaire d’avoir les habilitations de type « chargement et engagement de dépenses asynchrones ». Voir la procédure relative au chargement et engagement asynchrone des indemnités des fonctionnaires conformément à la circulaire relative au paiement par virement bancaire des frais et indemnités des fonctionnaires.

Comment le système GID gère les pénalités de retard ?

Le système génère automatiquement l’OP de pénalité de retard lorsque l'ordonnateur ou le sous ordonnateur renseigne les champs nécessaires :

  1. Au stade de la création de la dépense de type marché :
    • le délai d'exécution du marché en mois ou en jours.
    • le taux de pénalité.
    • le plafond des pénalités.
  1. Au stade de suivi de son exécution :
    • l'ordre de service de commencement.
    • l'ordre de service d'arrêt et de reprise des travaux, le cas échéant.

Le système fait automatiquement le contrôle du respect du délai d'exécution et calcul d'office les pénalités. En cas de dépassement de délai d'exécution, le système GID calcule automatiquement le montant des pénalités à déduire et génère un OP de type " précompte" à part. Dans le cas contraire, un seul OP au profit du bénéficiaire est généré par l'application.

Comment saisir le délai d’exécution des marchés cadres et reconductibles ?

Lorsque le délai d’exécution des marchés cadres et reconductibles est introduit avec la valeur de 12 mois, le système GID affiche une pénalité de retard qui est généralement de 4 jours. Ce système GID comptabilise les mois par 30 jours soit 360 (30 jours x 12 mois = 360 jours) ou lieu de 365 jours de l’année.

Afin d'éviter de précompter des pénalités à tort au fournisseur, il nécessaire de choisir le délai d’exécution pour ce type de prestation en jours et non en mois. Il suffit donc de mettre 365 jours eu lieu de 12 mois.

Par ailleurs, pour corriger la situation des marchés antérieurs, il est nécessaire de joindre une demande cosignée sur l’outil d'assistance JIRA.

Pour en savoir plus, voir comment obtenir une réponse rapide sur JIRA ?.

Pourquoi le bouton imprimer n'apparait pas pour les OPs ?

Il suffit d'imprimer le Bordereau d'émission se rapportant à l’OPs en question.

Comment ordonnancer la retenu de garantie pour un marché engagée sur plusieurs rubriques ?

Ce n’ai pas possible puisque chaque OP doit être imputée sur une seule rubrique.

Pourquoi lors de la génération d'un OP d’une dépense le champ rubrique est vide ?

La dépense en question n'a pas été reportée de l’année précédente.

Pourquoi lors de la liquidation d'un marché le système affiche "Disponible insuffisant (quantité ou délai) ?

Le système affiche ce message parce que le dépassement des quantités n'est permis que pour les marchés de "Travaux" et "Service pour Travaux" et non pour les marchés de fournitures.

Comment mandater le montant de la révision des prix ?

Lors de la liquidation du décompte se rapportant au marché de travaux et en dépit de la saisie des index de la révision des prix, le système ne permet pas automatiquement de générer le décompte comprenant les calcules de cette révision telle que cela découle de la formule prise en charge.

Le module de la révision des prix n'est pas encore opérationnel. Les valeurs des indexes de révision ne sont pas chargées en totalité. En attendant, l'integration de cette fonctionnalité l'utilisateur peut modifier, lui même, le montant de l'OP généré à partir du décompte pour prendre en considération cette révision.

Pourquoi lors de la génération d’un état collectif d'ordonnancement, le message suivant est affiché « Bordereau d'émission créé à partir de plusieurs bordereau d'engagement. » ?

Ce message est un message métier et non une erreur. Pour éditer l'état collectif, il fallait d'abord générer ce dernier à partie d'une fiche navette ou d'un engagement global.

Comment mandater la confiscation de la caution provisoire ?

La confiscation de la caution provisoire se fait hors GID via un ordre de recette à transmettre à votre Trésorier. Ce dernier, au moment du règlement de la dépense il va prendre en charge cette caution en tant qu’opposition dont le Tiers Règlement est le comptable assignataire lui-même.

Règlement

Voir les questions fréquemment posées relatives au processus de règlent ici.

Comptabilité

A quel moment la comptabilité de l’ordonnateur est rétablie en cas d’un rejet ?

De façon générale, il faut distinguer entre 3 niveaux de comptabilité sur GID :

  1. la comptabilité de réservé impactée lors de la validation de l’acte.
  2. la comptabilité de soumis impactée lors de l’enregistrement de l’acte.
  3. la comptabilité de visé impactée lors du visa de l’acte.

Voir les étapes de prise en charge des actes sur le système GID pour savoir plus.

Lorsque un OP a été rejeté, la comparabilité du suomi et réservé est rétablie après prise en charge du rejet par l’ordonnateur.

En savoir plus

  • Voir toutes les FAQs du système GID sur cette page.




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