Formation

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Assistance
Formation des utilisateurs


Afin de faciliter l’appropriation du système GID, l’entité projet GID s’est investie dans le perfectionnement et l’optimisation des écrans de l’application GID. L’objectif étant de favoriser l’expérience de l’utilisateur du système. Ainsi, beaucoup d’efforts ont été déployés pour réussir une bonne interface graphique et surtout pour respecter toutes les règles adaptées aux Web et recommandées par les standards internationaux, tant au niveau de la charte graphique que de l'architecture et de l’ergonomie.

Ainsi, bien que le système soit simple d’utilisation et offre une navigation simple et intuitive, les équipes de la Trésorerie Générale du Royaume se sont mobilisées pour assurer des programmes de formation sur tout le territoire national. La formation des utilisateurs a été engagée selon une approche croisée qui coalise la formation des utilisateurs ordonnateurs et sous-ordonnateurs au niveau central et la formation des formateurs des départements ordonnateurs pilotes et des trésoreries, tant au niveau central que régional.

Toutes les directions régionales et trésoreries provinciales ont mobilisé des personnes ressources pour dispenser des formations sur le système et accompagner le déploiement du système GID auprès des sous ordonnateurs relevant de leurs régions. Aussi, dans le cadre du dispositif d’accompagnement et d’assistance, il a été désigné un interlocuteur de l'équipe GID pour chacun des départements pilotes et direction régionale. De plus, un centre d’assistance sera bientôt opérationnel avec un numéro unique "05 37 57 82 50" et une adresse mail dédiée: gid@tgr.gov.ma.

La formation est dispensée soit en ligne sur un site dédié à l’adresse https://formation.gid.gov.ma/GID.Web/, soit par l’utilisation du CD-ROM de la base école GID. Un petit guide de navigation décrit les principes de navigation qui sont simple et intuitifs. Par ailleurs, les modes opératoires qui décrivent en détaille chaque procédure dans GID peuvent être téléchargés à partir d’un lien sur l’adresse de l’application GID, http://www.gid.gov.ma.

A partir de la première semaine de Janvier, 34 sessions de formation ont été dispensées, avec un total de 435 participants de différents profils. On notera une moyenne de dix(10) ressources formatrices par Direction régionale et une moyenne de six(6) ressources formatrices par département pilote. Par ailleurs, le cercle des utilisateurs du système s'élargit au fur et à mesure de l'organisation des sessions de formations par les trésoreries provinciales et préfectorales.

A fin janvier 2009, plus de 2500 utilisateurs sont inscrits dans le système et plus de 2300 actes de gestions y sont traités.

La formation et la documentation sont conçues selon une logique "utilisateur":

  • La documentation, support essentiel de l'apprentissage, est conçue pour être proche de l'utilisateur, c'est-à-dire qu'elle répondra aux questions qu'il se pose dans un style simple et clair.
  • Quant à la formation, elle est planifiée et programmée en ayant pour principal objectif de faciliter l’appropriation de tout nouveau système ou solution mise en place dans le cadre du projet GID. La finalité étant de veiller à développer chez les utilisateurs les compétences nécessaires pour l’utilisation de ces outils de gestion et l’adoption des nouveaux processus métiers.

Sommaire

Objectifs de la formation

La formation et la documentation ont pour objectif d’assurer aux futurs utilisateurs la connaissance du système en tant qu'outils métier qui leur permettra d’être opérationnels dans l'exécution de leurs fonctions. Les formations sont dispensées juste à temps, au plus près du programme de déploiement de façon a mettre en pratique les connaissances acquises. Ainsi, ces formations ont pour but de :

  • Former les futurs utilisateurs de l’application (Formation sur l’Outil et le cas échéant, une Formation métier) ;
  • Mettre en place un dispositif permettant la formation continue des utilisateurs.

Notre méthodologie de mise en œuvre du plan de formation s'articule autour des axes suivants.

Formation moyen : industrialisation préalable

  • Evaluer l’effort de formation nécessaire ;
  • Définir la stratégie de formation ;
  • Préciser les exigences de formation ;
  • Produire les supports pédagogiques et si l’option « base de formation » est retenue, préparer la base de formation et mettre en place la logistique associée ;
  • Cadrer les modalités des formations : Pré-requis, règles de gestion des inscriptions, des présences, des évaluations, planning directeur ;
  • Produire la documentation utilisateur.

Formation outil : Déroulement du chantier

  • Communiquer aux équipes projet des ministères les modalités du chantier par un séminaire de lancement ;
  • Diffuser, maintenir et supporter les outils de formation ;
  • Préparation des moyens de démultiplication des formations ;
  • Définir les plans de formations ;
  • Gérer les inscriptions et la logistique de formation ;
  • Former les utilisateurs ;
  • Organiser des sessions d’approfondissement pour les « super utilisateurs ».

Formation chantier : Préparer le fonctionnement permanent

Objectif : disposer d’une organisation pérenne et efficace pour maintenir le niveau de compétence outil dans les ministères :

  • Choisir une stratégie de formation continue ;
  • Choisir une stratégie de mise à jour des supports et du dispositif de formation ;
  • Définir et mettre en place les outils, le processus et la logistique de maintenance des supports pédagogiques et de la base de formation ;
  • Définir le processus de maintenance de la documentation utilisateur lors des évolutions de l’application ;
  • Mettre en place l’équipe « formation continue » interministérielle et la logistique de gestion des sessions ;
  • Informer et supporter les ministères.

© Direction de l’Entité Projet GID

Février 2009

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