Gestion des référentiels

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Périmètre fonctionnel
Gestion des référentiels


Un référentiel est une collection de données de base utilisées par les acteurs d’une organisation dans leurs métiers respectifs. On parle également de données de référence. Les données de référence sont utilisées de manière concurrente et partagées lors de l’exécution des différents processus :

  • Elles servent de support à l’enregistrement des événements affectant les processus.
  • Elles permettent de restituer l’information de manière structurée aux différents acteurs.

Le référentiel doit respecter les exigences classiques de souplesse, d’évolutivité et de traçabilité, et permettre les comparaisons à périmètre constant.

Le principe de structuration des référentiels permet de répondre aux besoins interministériels et à des besoins propres : ministériels, régionaux ou locaux. De fait, le contenu et la structuration de ces référentiels doivent traduire l’ensemble des besoins fonctionnels exprimés dans le présent document.

Au demeurant, l’articulation entre les différents référentiels doit être optimisée : articulation entre rôles et services, catégorie d’article et compte du Plan comptable, ceci afin de faciliter et d’alléger la saisie des informations par l’utilisateur.

A titre d’exemples sont présentés ci-dessous quelques référentiels organisationnels, budgétaires et comptables, relatifs aux tiers ou à la gestion des articles, ainsi que la description des principaux processus de gestion de ces référentiels.

Sommaire

Nomenclatures budgétaires et comptables

Les nomenclatures budgétaires sont des supports d’exécution du budget classant les dotations budgétaires selon leur nature administrative, économique ou fonctionnelle. Elles sont élaborées par la direction du budget et figurent dans les documents budgétaires :

  • La nomenclature administrative permet une présentation du budget par nature de charges ou par destination. Elle est organisée par ministère et selon une structure hiérarchique composée de chapitres, articles, paragraphes et lignes budgétaires : à chaque article (unité de fonction), correspond un ensemble de paragraphes et à chaque paragraphe correspond un ensemble de lignes budgétaires. Cette structure a été récemment révisée pour intégrer un nouvel élément « la région ».
  • La nomenclature économique regroupe les recettes et les dépenses de l’Etat selon les domaines de son intervention économique.
  • La nomenclature fonctionnelle regroupe les recettes et les dépenses de l’Etat selon les domaines d’intervention de l’Etat en indiquant les grandes fonctions qu’il assume.

Le référentiel doit assurer la prise en charge de l’ensemble des données de base conformes à la réglementation en vigueur, notamment celles relatives :

  • Aux différents types de budgets et leurs structures.
  • Aux unités de fonction (UF).
  • Aux unités économiques (UE).
  • A la ligne budgétaire (compte budgétaire).
  • Aux centres de responsabilité budgétaire (CRB).
  • A l'exercice budgétaire (qui peut ne pas correspondre à l’année calendaire).
  • Aux morasses budgétaires.
  • etc.

Et offrir la possibilité de définir et de gérer plusieurs axes d’analyse (tableaux de bord) qui feront ressortir, entre autres, les éléments suivants :

  • type du budget.
  • ligne budgétaire.
  • code fonctionnel.
  • code économique.
  • centre de responsabilité budgétaire.
  • région.
  • etc.

Référentiel Organisation

Il serait bien évident de noter la prise en charge des nominations des ordonnateurs, sous ordonnateurs, comptables, régisseurs, etc. De même que les attributions des organisations.

En comptabilité générale, les opérations relatives au bilan sont réparties dans les cinq classes de comptes suivantes :

  • classe 1 : comptes de capitaux (situation nette, emprunts et dettes assimilées).
  • classe 2 : comptes d’immobilisations.
  • classe 3 : comptes de stocks et en-cours.
  • classe 4 : comptes de tiers.
  • classe 5 : comptes financiers.

Les opérations relatives au résultat sont réparties dans les deux classes de comptes suivantes:

  • classe 6 : comptes de charges.
  • classe 7 : comptes de produits.

De plus, les engagements hors bilan doivent faire l’objet d’un suivi.

Le modèle d’articulation (référentiel budgétaire et comptable) entre les comptes de comptabilité générale et les comptes budgétaires doit permettre d’affecter un compte PCE (Plan Comptable de l’Etat) à une et une seule catégorie de dépenses budgétaires, et l’arborescence des comptes du PCE respectera la structuration générale du Plan Comptable Général, sauf spécificités de l’État.

Référentiel des tiers

En matière d’identification des tiers, il conviendra de structurer les données de référence relatives aux tiers en tenant compte des référentiels « classiques » dans un système comptable (Clients, fournisseurs…) et des besoins spécifiques à l’État.

Le besoin est décrit en référence à la conception d’une base commune à l’ensemble des acteurs que ceux-ci se situent en administration centrale ou déconcentrée.

Quel que soit le nombre de référentiels permettant de décrire les tiers, le référentiel devra permettre un suivi global pour un tiers qui relèverait simultanément de plusieurs référentiels de tiers.

Il devra être en mesure de prendre en compte un code d’identification du tiers fonction du type de tiers et basé sur des codifications préexistantes. Il devra interdire la création de doublon sur la base de ce code d’identification significatif pour l’utilisateur.

Le référentiel permettra de regrouper et de structurer l’ensemble des tiers. Par le biais de cette structuration ou des codes d’identification, le statut juridique du tiers devra pouvoir être connu, que ce soit par attribut ou par regroupement des tiers en fonction du statut juridique : associations, collectivités, entreprises privées, personnes morales ou physiques, ….

Pour l’ensemble des tiers, il devra couvrir notamment les rubriques suivantes pour un tiers donné : nom, raison sociale, enseigne commerciale, adresses, comptes bancaires.

Données de référence relatives aux clients et aux fournisseurs

La création d’un client ou d’un fournisseur consiste à saisir la fiche signalétique de ce tiers.

Elle doit contenir toutes les informations administratives nécessaires et leurs mises à jour. Le référentiel des clients doit être distinct du référentiel des fournisseurs. Le référentiel doit permettre d’associer au client ou au fournisseur les pièces qui le concernent (factures, avoirs, régularisations, annulations), les règlements effectués et les écritures comptables concernées.

Il devra être possible de constituer les données clients/débiteurs (ou fournisseurs/créanciers) partagées par toutes les entités de gestion concernées ou des fichiers particuliers pour une ou plusieurs entités organisationnelles.

Spécificités de l’État pour ce qui concerne les tiers

Sans être exhaustives, les spécificités de l’État, en matière de tiers, sont notamment retracées ci-après.

Les tiers concernés par les recettes

La gestion de ce référentiel permettra la consultation des éléments relatifs aux personnes dans le dossier des redevables et l’édition de tous les états ou avis résultant de l’engagement des actions en recouvrement.

Le référentiel des personnes devra donc assurer au minimum les fonctions suivantes : L’identification : le référentiel devra garantir l’identification unique du redevable, en évitant tout doublon. Pour les personnes morales, les liaisons entre le siège et les différents établissements devront être gérées. Pour les personnes physiques, plusieurs hypothèses juridiques devront être envisagées : utilisation d’identifiants nationaux, gestion d’un identifiant propre, etc.

La gestion des liens interpersonnels :

  • toutes combinaisons de liens entre personnes physiques et personnes morales,
  • typologie des liens concernés,
  • intégration de ces liens dans le cadre des actions en recouvrement.

Le référentiel devra permettre la gestion d’un dossier unique du redevable (notamment pour l’entrepreneur individuel, personne physique ou morale selon la créance) :

  • La gestion des rôles : une même personne identifiée une seule fois dans le référentiel devra pouvoir être qualifiée de manière différente en fonction des créances (redevable, tiers solidaire, mandataire judiciaire, notaire ou redevable conjoint, tiers détenteurs...).
  • Les éléments gérés par le référentiel : les éléments suivants devront notamment être gérés, mis à jour et stockés : éléments d’état civil, identifiant, éléments de patrimoine (immeubles, véhicules terrestres à moteur, comptes bancaires « actifs »…), typologie « recouvrement » des débiteurs.
  • La gestion des adresses : différentes typologies d’adresses devront être gérées, afin d’assurer un adressage des envois destinés au redevable ou aux tiers en fonction de la nature de l’acte concerné.

Divers destinataires pourront être concernés (redevable principal, redevables solidaires ou conjoints, tiers) et pour un même destinataire, plusieurs adresses pourront lui être rattachées : adresse d’envoi du titre, de notification des actes de poursuites, du lieu d’instrumentation des poursuites,…

Tiers concernés par les dépenses

Les subventions et les transferts constituent une des spécificités des dépenses de l’État en ce que ces processus se distinguent très nettement des processus classiques d’achat. Les données de référence relatives aux tiers devront retracer cette spécificité en identifiant notamment :

  • les bénéficiaires de dépenses d’intervention (ménages, entreprises, collectivités territoriales, associations, organisations internationales…) quelle que soit la forme de la dépense (subvention, allocation, aide, bourse…).
  • les opérateurs de l’État qui mettent en œuvre une part de la politique de l’État au nom de l’État et qui ont vocation à recevoir une subvention pour ce faire.

Agents de l’État

Au-delà de la rémunération qu’ils reçoivent, les agents de l’État peuvent être également créanciers (exemple : frais de déplacement) ou débiteurs (exemple : traitement des pensions pour agents détachés).

Contrairement aux autres créanciers et débiteurs de l’État, les agents de l’État seront identifiés et gérés par ministère.

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