Guide formateur GID

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Assistance des utilisateurs
Guide d’accompagnement du formateur au système GID


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Sommaire

Objectifs

Ce guide a pour objectif de vous accompagner dans votre rôle de formateur et de support auprès des utilisateurs du système GID.

Il recense l’ensemble des actions clés à mener AVANT, PENDANT et APRES la formation pour permettre aux utilisateurs d’être opérationnels à leur poste de travail.

Être Formateur du Système GID

En tant que formateur du système GID, les missions sont les suivantes :

  • Préparer la formation.
  • Animer les sessions de formation des utilisateurs.
  • Être le relais d’informations sur le déroulement des formations, notamment sur le ressenti des utilisateurs sur le système GID, les supports mis en place, sur l’organisation, la communication.
  • Assister les utilisateurs lors des sessions de formation sur le système GID.

Outils mis à votre disposition

Dans le cadre des séances de formation du système GID, un certain nombre d’outils doivent être mis en place. Voyons quels sont ces outils.

Outils de formation

  • La présentation du projet GID :
    • le contexte.
    • les objectifs.
    • l’organisation mise en place.
    • les acteurs de la dépense.
    • la stratégie de réalisation.
    • les facteurs clés de succès.
  • L’outil TestLink qui regroupe les exercices à réaliser par modules.

Outils logistiques

  • Elaborer un planning des salles de formation selon les directions et les infrastructures qu’elles disposent.
  • La constitution des groupes des participants afin que les groupes soient équilibrés par rapport au nombre de participants.
  • La feuille de présence des participants.
  • La fiche d’évaluation de la session de formation.
  • La liste des contacts avec le numéro de téléphone de la personne à contacter pour tous les points technique et de logistique en cas d’éventuels difficultés rencontrées.
  • Vérifier la mise à disposition de ces outils.

Préparer le contenu de la formation

  • Participer à la session de formation des formateurs notamment les éléments de formation relative à l’animation pédagogique, aux règles de conduite d’une formation.
  • Participer à la session d’appropriation de l’outil TestLink qui regroupe les cas de tests
  • Connaître les supports de formation qui sont les supports de présentation relatifs au projet GID, les modes opératoires des processus de gestion, le mode opératoire de navigation dans le système GID et le mode opératoire de l’outil TestLink.
  • Dérouler les exercices à la fois dans le système GID et renseigner le résultat du test au niveau de l’outil TestLink et les éventuelles observations.
  • Travailler la présentation générale des modules et essayer d’anticiper sur les éventuelles questions que se poseraient les participants.

Démarche pédagogique

Préparer le déroulement pédagogique c’est: L’élaboration d’une ligne de conduite ou d’une feuille de route de la formation. Cette feuille de route est une ligne de conduite qui permet de déterminer l’ordre des supports, d’évaluer le temps d’animation nécessaire, et de ne pas oublier les points importants à développer.

Important : la ligne de conduite doit être identique à l’ensemble des formateurs, en ce sens que l’ensemble des formateurs doit suivre la même démarche.

Elle consiste en :

  • Pour commencer une présentation du projet GID (paliers, périmètre, les équipes du projet).
  • Présentation du module au niveau du système GID : Comment réaliser un acte de gestion au niveau du système GID.
  • Présentation de l’utilisation de l’outil TestLink. Comment renseigner le résultat du test qui a été déroulé au niveau de GID.

Préparer la formation

Avant l’animation

Il est utile de sécuriser certains préalables afin d’assurer le bon déroulement de la formation. Parmi ces préalables, notons les aspects suivants :

  • Vérifier que les aspects pratiques indispensables soient réunis (la salle dédiée à la formation soit réservée, les connexions établies sur chaque PC vers le serveur du système GID).
  • Vérifier pour chaque participant si les comptes sont opérationnels.
  • Alerter les correspondants formation lors de tout dysfonctionnement rencontré.

Dans le cadre des formations:

  • Repérer les lieux (la salle, les clés, la photocopieuse).
  • Apprendre à manipuler la vidéo - projecteur et les ajustements à faire avec le PC.
  • Récupérer :
    • les feuilles de présence par jour de formation
    • les fiches d’évaluation par session
  • Se munir de la liste de contacts (technique, logistique, formation)

Le Jour de l’animation

  • Se présenter, au plus tard 1/2 heures avant l’arrivée prévue des participants
  • Vérifier :
    • La salle (branchements, connexions PC, vidéo projecteur,)
    • Les fournitures (tableau blanc avec les feutres de couleurs différentes et la brosse ou recharge de paper-board,)
    • Pour les supports en papier ou sous CD Rom le nombre de supports de formation mis à disposition et les distribuer sur les tables des participants.
  • Préparer au tableau : le sommaire de la formation (programme résumé de la session) et indiquer les connexions Système GID, (mandant de formation, user et mot de passe).

Animer les sessions de formation

Accueil

Accueillir les participants ¼ heures avant le démarrage de la formation

  • Effectuer un tour de table. Indiquer ce que vous attendez des participants
    • Relever les attentes des participants
    • Vous présenter en indiquant votre rôle sur le projet.
  • Présenter les objectifs de la formation et la démarche de formation
  • Présenter le programme de la formation en précisant les horaires et les pauses :
    • Prévoir 2 pauses de ¼ h dans la journée, une en milieu de matinée, une seconde en milieu d’après-midi
Ces moments de pause sont indispensables à la bonne assimilation des participants.

Animation

  • Dérouler la présentation générale des modules et répondre aux questions des participants.
  • Dérouler les supports (cf. approche présentée lors de la formation de formateurs).
  • Noter toutes les questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre ; elles seront transmises au chantier en fin de journée, via un message Outlook pour réponse ultérieure.
  • Remonter les difficultés rencontrées (de nature logistique, technique, ou formation) auprès des services compétents de la TGR.
  • Faire signer la feuille de présence.
  • Conclure la journée : rappel des points importants traités et annonce des prochaines étapes.

A la fin de chaque session :

  • Faire remplir les fiches d’évaluation.
  • Vérifier que les attentes des participants ont été satisfaites.
  • Remettre au responsable de la formation de la direction régionale les *feuilles de présence et les fiches d’évaluation.

Assurer l’assistance lors des exercices

  • Assister et aider les utilisateurs à la manipulation du système GID.
  • Transmettre les questions et difficultés auprès des acteurs concernés (support utilisateurs ou autres, selon l’organisation qui sera mise en place pour le démarrage).

Synthèse des actions d’organisation de la formation

Avant la formation :

  • recevoir le courrier ou émail de confirmation des participants
  • réserver la ou les salles d’accueil de formation
  • identifier le nombre de participants aux repas
  • réserver l’hébergement et veiller aux conditions d’accueil
  • fixer le nombre de pauses
  • vérifier la logistique dans la salle de formation
  • envoi des invitations aux participants avec date/heure et plan de repérage
  • préparer les supports de formation à remettre aux participants
  • feuille d’émargement
  • préparer la fiche d’évaluation de la formation
  • préparer les chevalets par Noms des participants
  • aménager la disposition des tables
  • vérifier les PC connexion sur chaque poste
  • avoir Tableau Blanc avec feutres et brosse
  • préparer les médias : vidéo projecteur / télécommande / fils de raccordement

Après la formation :

  • récupérer la feuille d’émargement à chaque fin de journée de formation
  • récupérer la fiche d’évaluation à la fin de la session de formation

Nous vous remercions pour votre participation et votre collaboration. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques qui vont nous aider à améliorer le système GID afin de répondre au mieux aux besoins de chacun.


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