Knowledge Management

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Stratégie de Knowledge Management
Plateforme de Knowledge Management dédié à la Communauté GID


La gestion de la dépense publique se base sur un très grand nombre de textes législatifs et réglementaires, des instructions et de fiches de bonnes pratiques. Cette information très importante existe bel et bien mais elle est trop dispersée, d’où la nécessité de faciliter l’accès à l’information pour les acteurs institutionnels de la dépense publique, qui s’engagent personnellement, pénalement et pécuniairement dans l’exercice de leur fonction. Pour en savoir plus voir à ce sujet la loi n° 61-99 relative à la responsabilité des ordonnateurs, des contrôleurs et des comptables publics.

Sommaire

Plateforme

La plateforme de Knowledge Management met à la disposition des acteurs de la dépense une information constamment mise à jour de manière simple et efficace. Elle permet d'avoir un environnement documentaire, législatif et règlementaire utile à la préparation, au suivi et à l’exécution de la dépense publique. Cet environnement est composé de 4 espaces spécialisés :

1 - L’interface de la Communauté GID «http://communaute.gid.gov.ma/» permettant de consulter:

  • Les actualités de la Communauté (soit toutes les informations récemment partagées sur la plateforme de KM). Ce sont des liens vers le contenu stocké sur les espaces spécialisés.
  • La publicité sur les espaces de partages pour inciter les utilisateurs à venir sur les espaces dédiés.
  • Une page descriptive de la Communauté GID (objectifs, démarche, outils, comment la joindre, comment y contribuer…) pour donner une vision sur la démarche du KM (Communauté de Pratiques) adoptée pour permettre aux utilisateurs du SGID de mutualiser leurs connaissances.

2 – Base documentaire «http://ged.gid.gov.ma/». Basé sur une démarche de veille juridique, elle contient les textes législatifs et règlementaires actualisés et les bonnes pratiques en matière de la gestion de la dépense publique.

3 - Wiki «http://wiki.gid.gov.ma/» contient toute la documentation partagée sur le SGID (Assistance, guides et procédures et info projet GID…).

4 - Forum «http://forum.gid.gov.ma/» permet aux membres de s’entraider et de débattre des problématiques liées au SGID.

5 - Un serveur de messagerie qui gère la diffusion des alertes (nouveautés) aux membres inscrits.


Approche

Consciente de la valeur stratégique de la connaissance dans la réussite du projet GID, la Direction de l’Entité Projet GID a mis en place une stratégie de Knowledge Management (KM).

La démarche du KM adoptée pour ce projet repose sur une approche de collaboration ayant pour vocation non seulement la mobilisation de la connaissance pour développer les compétences, mais aussi de favoriser et renforcer les pratiques collaboratives entre les acteurs de la GID.

La mise en œuvre de la stratégie KM repose sur l’animation des Communautés de Pratiques en tant que lieu privilégié d’échange et de partage des connaissances...

La mission du Knowledge Management consiste à apporter une réponse opérationnelle à des problématiques de collaboration et de partage des connaissances entre les membres de la communauté GID à travers les actions suivantes :

  • Animer l’espace de travail collaboratif dédié au projet GID en aidant les équipes projet à travailler ensemble pour constituer une mémoire de projet ;
  • Animer la Communauté de Pratiques des acteurs de la dépense publique en mutualisant les connaissances et les expériences en rapport avec le métier de la dépense ;
  • Assurer la fonction de support à la conduite de changement dans le cadre du déploiement du projet ;
  • Piloter le chantier de dématérialisation des actes sur le système GID. C’est une démarche de Records Management.

Contexte

La Knowledge Management s'inscrit dans le cadre des actions de conduite de changement adoptées pour le système GID. Le schéma ci-après illustre le contexte, les fonctions ainsi que les résultats escomptés de la mise ne œuvre du KM.

Contexte

Objectifs

  • Faciliter la mise en contexte de l’information (Structurer et indexer le contenu).
  • Diffuser l’information de manière intelligente (Profil, contenu, temps).
  • Faciliter l’apprentissage en continu des collaborateurs.
  • Favoriser les interactions sociales entres les collaborateurs (forum, wiki, alerte…).
  • Sécuriser l’accès aux contenus confidentiels.

Vision

Le présent espace se veut un espace de partage numérique dont la devise est : «Plus vous partagez, plus vous apprenez et plus nous nous enrichissons tous...». Il repose sur un principe simple :

  • Une information partagée est une information retrouvée.
  • Une information retrouvée est une information réutilisée.
  • Une information réutilisée est une information qui gagne de la valeur.

L'espace de KM n'a pas seulement pour vocation de mutualiser la connaissance liée à la dépense publique entre les différents acteurs dans ce domaine (Ordonnateurs, contrôleurs, comptables et auditeurs...), mais aussi d’en assurer la veille juridique

L’ambition de l’espace KM est de mettre en place une nouvelle culture de partage et de participation entre des acteurs volontaires…

Périmètre fonctionnel

Le présent espace recense tous les documents outil de travail des acteurs de la dépense publique (Ordonnateurs, Contrôleurs, Comptables, auditeurs, formateurs, …).

L’accent sera mis ici, essentiellement, sur les informations à caractère juridique et réglementaire délimitées par le périmètre fonctionnel du projet GID (Bref, c'est la Dépense publique hors dépense de personnel et dépense de la dette publique) à savoir :

  • Les textes publiés au B.O. (dahir, décret, arrêté et décision).
  • Les documents d’application et d’interprétation des textes (Circulaires, lettres, notes…).
  • La jurisprudence (prises de position de la TGR, avis de la commission des marchés, décisions du conseil constitutionnel, décisions des juridictions financières…).
  • Les liens vers d'autres sites pour un complément d'informations.
  • Les études à caractère juridique.
  • Les projets de lois et textes.
  • Les bonnes pratiques.
  • Etc.

Les domaines et métiers couverts par ces documents concernent (Liste non exhaustive):

  • Contrôle des finances publiques.
  • Marchés publics.
  • Bons de commandes et contrats.
  • Frais, indemnités et vacations.
  • Expropriation, location immobilière et bâtiments administratifs.
  • Domaines connexes au métier de la dépense publique (tels que organisation administrative et gouvernement, …).
  • Etc.

Communauté

L'espace KM est destiné aux équipes, quelque soit leur département ministériel, qui collaborent dans le cadre de l'exécution de la dépense publique autour du projet GID ou qui seront appelés à le faire. Il leur permet non seulement de chercher des connaissances structurées mais aussi il permet de les aider dans l'exécution du processus de la dépense publique.

Pour en savoir plus voir cette page.

Démarche de mise en œuvre

Knowledge Écosystème adopté pour le projet GID

La Communauté de Projet offre un environnement de travail collaboratif pour une équipe de projet (Air de stockage des documents de travail). Les documents échangés entre les membres de l'équipe projet permettront de générer par la suite une mémoire du projet GID.

La Communauté de Pratiques permet aux membres de la Communauté GID de partager leurs connaissances, d’apprendre ensemble et de développer l’intelligence collective...

La Dématérialisation permet d'avoir un schéma de circulation des documents pour que tous les utilisateurs puissent travailler dans un environnement de confiance équivalent à celui octroyée par le circuit papier.

Architecture fonctionnelle

A terme, notre ambition consiste à mettre en place une une architecture collaborative centrée sur l’utilisateur.

Les utilisateurs ont la possibilité d’échanger, partager et collaborer sur ces différents espaces sans pour autant quitter l’environnement dans lequel ils travaillent.(Intégration de composants facilitant la collaboration).

et l'avenir est encore à créer

L’ambition de la démarche de KM est de mettre en place une nouvelle culture de partage et de participation entre les acteurs de la dépense publique. Le but est d'amener les ordonnateurs, les comptables publiques ainsi que les auditeurs à échanger leurs informations, prendre des décisions ensembles, collaborer sur la réalisations des projets transverses...

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