Navigation des Ordonnateurs

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Guide Utilisateur
Navigation des Ordonnateurs, SEGMA et Sous Ordonnateurs


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Sommaire

Préambule

Le présent Guide Utilisateur s’adresse au personnel des services gestionnaires de la dépense publique des Ordonnateurs, SEGMA et Sous Ordonnateurs. Son objectif est d’orienter ce public et de le familiariser avec l’utilisation des fonctionnalités offertes par le Système GID.

Ce guide décrit les composantes des écrans qui s’affichent à ces utilisateurs lors du déroulement d’un processus quelconque. Il s’agit des opérations suivantes :

  1. La création et la confirmation de la saisie d’un acte
  2. La validation, la signature et la transmission d’un acte
  3. La prise en charge ou la transmission d’un acte
  4. L’enregistrement du courrier "arrivée" et "départ"

Pour réaliser ces opérations, chaque utilisateur dispose d’un certain nombre d’habilitations par rôle (On désigne par rôle un ensemble d’opérations effectuées par l’utilisateur à un niveau déterminé) et par modules (On désigne par module l’ensemble des actes budgétaires et de la dépense). En ce qui concerne les rôles, on en distingue trois : l’initiateur, le valideur et le chargé du bureau d’ordre.

Les habilitations liées à ces rôles se présentent comme suit :

Intitulé des rôles Description du rôle
L'initiateur 1 - La création de l'acte
2 - La modification de l'acte
3 - La confirmation de la création de l'acte
Le valideur 1 - La validation de l'acte
2 - La modification de l'acte
3 - Le renseignement des références de la signature
4 - La transmission de l'acte
Chargé du bureau d'ordre 1 - L'enregistrement du courrier "arrivée" et "départ"

Le menu «Soumission »

Ce menu comprend toutes les opérations nécessaires à la réalisation d’un acte depuis sa création jusqu’à son enregistrement au bureau d’ordre.

Les composantes de l’écran de démarrage

Une fois, la session de l’utilisateur s’ouvre, l’écran suivant apparaît :


1 - Le système affiche le Nom et Prénom de l’agent initiateur et le ministère dont il relève.
2 - Les différents liens
3 - Le menu dédié à la recherche
4 - Les opérations à effectuer par l’ordonnateur pour soumettre un acte,Le prendre en charge et l’enregistrer.
5 - Les domaines de gestion des actes budgétaires et de la dépense ainsi que leurs sous domaines respectifs.
6 - Les listes de travail.

Les liens

Ces liens permettent à l’utilisateur d’accéder à des espaces différents :

Le menu dédié à la recherche

Ce menu permet à l’utilisateur d’effectuer des recherches multicritères sur les dépenses, les opérations budgétaires, les opérations de dépenses et les bordereaux.

La recherche multicritère sur les dépenses :

A ce niveau, le système offre plusieurs possibilités de recherche par :
1 - Année de la loi de finances/Année budgetaire
2 - Numéro de la dépense
3 - Type de la dépense
4 - Etat de la dépense
5 - Type de bénéficiaire.
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur :
6 - Le bouton « Rechercher ».

La recherche multicritère sur les opérations budgétaires :

La recherche peut être effectuée par :
1 - L’Année de la loi de finances\Année budgetaire
2 - L’initiateur de l’acte
3 - Type de bénéficiaire
4 - Type de l’opération
5 - Etat de l’opération
6 - Numéro de l’opération
7 - Date de création de l’acte

Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur :

8 - Le bouton « Rechercher ».

La recherche multicritère sur les opérations de dépenses :

La recherche peut être effectuée par :
1 - L’Année de la loi de finances \ Année budgetaire
2 - L’initiateur de l’acte
3 - Type de bénéficiaire
4 - Type de l’opération
5 - Etat de l’opération
6 - Numéro de l’opération
7 - Numéro de la dépense
8 - Date de création de l’acte
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur :
9 - Le bouton « Rechercher ».

La recherche des bordereaux :

La recherche des bordereaux peut être effectuée par :
1 - L’Année de la loi de finances \ Année budgetaire
2 - Type de bordereaux
3 - Etat du bordereau
4 - Numéro de bordereau
5 - Date de création
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur :
6 - Le bouton « Rechercher ».

Les domaines de gestion des actes :

Les domaines de gestion des actes comprennent deux principales catégories :
- Le domaine de gestion des crédits et des recettes
- Le domaine de gestion de la dépense.

Si par exemple, l’utilisateur désire voir les situations des crédits dans le domaine «Gestion des crédits et des recettes », il faut suivre les étapes ci - après :

Etape n° 1 :

1 - Dans le Menu Vertical, quand Je clique sur le domaine « Gestion de Crédits et recettes », La liste des sous domaines de gestion des actes s’affiche.

Etape n° 2 :

2 - Lorsque Je clique sur le sous domaine « situations Crédits » ; La liste des différents processus relatifs au sous domaine « situations Crédits » est déroulée.

Si, l’utilisateur désire travailler dans le processus «crédits et Engagements», il faut suivre les étapes ci - après :

Etape n° 1 :

1 - Je clique sur créer -----> création «Dépense»

2 - Le système affiche la « liste des instances » de la dépense par état de traitement.

Etape n° 2 :

1 - Si je veux créer une nouvelle «Dépense», Je clique sur le bouton « Créer nouvel acte »

2-Si je clique sur nouvel acte,le système m’affiche la liste de :
Tous les types de « Dépenses » à créer .

Les boutons

Pour établir un acte, quatre boutons sont utilisés : le Bouton « initialiser », le bouton « Valider », le Bouton « Engager», le Bouton « Signer» et le bouton « Transmettre ».

Bouton « initialiser »

Lorsque Je clique sur le bouton « Initialiser », je reviens à l'état initial de création

Bouton « Valider »

1 - Lorsque Je clique sur le bouton « Valider »; Le système m’affiche les « listes des opérations budgétaires et des opérations de dépenses » qui sont au statut «saisie confirmée » par :
- Type d’actes ;
- Nombre d’actes saisis.

Si je clique dans la liste de travail sur un type d’acte, « virement avec visa DB» par exemple, le système m’affiche la liste de :
1 - Tous les « virements avec visa DB » à l’état «saisie confirmée».

Bouton « Signer»

1 - Lorsque Je clique sur le bouton « Valider »
2 - Le système m’affiche les « listes des opérations budgétaires et des opérations de dépenses » qui sont au statut «validée » par :

  • Type d’actes
  • Nombre d’actes saisis.

Si je clique dans la liste de travail sur un type d’acte, « délégation de crédits» par exemple, le système m’affiche la liste de :
1 - Toutes les « délégations de crédits » à l’état «validée».



Le Menu « Enregistrer courrier »

Ce menu est utilisé pour l’enregistrement du courrier arrivée et départ de l’ordonnateur / ou sous ordonnateur. Il comprend trois sous menus :

- Enregistrer Arrivée du courrier ;

- Enregistrer Départ du Courrier ;

Enregistrer Arrivée du courrier

1 - Dans le menu « Enregistrer courrier», je sélectionne l’option «Enregistrer arrivée du courrier»
2 - Je coche l’acte concerné par l’enregistrement
3 - Je peux, si besoin, modifier la date d’arrivée du courrier
4 - Je clique sur le bouton « valider ».

Enregistrer Départ du courrier

1 - Dans le menu « Enregistrer courrier», je sélectionne l’option «Enregistrer départ du courrier»
2 - Je coche l’acte concerné par l’enregistrement
3 - Je peux, si besoin, modifier la date d’arrivée du courrier
4 - Je clique sur le bouton « valider ».

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