Programme GID

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Principes Directeurs



L’environnement actuel de la gestion de la dépense publique est caractérisé par des exigences de plus en plus fortes, en termes de qualité de service, de transparence, d’efficacité et d’efficience.

Pour répondre à ces exigences, le Programme GID a été institué avec comme mission première la réalisation et la mise en œuvre, à l’horizon 2010, d’un Système de Gestion Intégrée de la Dépense (GID).

Le Système GID sera le système d’information budgétaire et comptable pour le pilotage et l’exécution de la dépense de l’Etat, un système unifié et commun à l’ensemble des acteurs de la dépense publique.

Le Programme GID regroupe l’ensemble des projets et chantiers qui doivent servir les enjeux métier suivants :

  • Répondre aux besoins de la gestion de la dépense de l’Etat.
  • Assurer l’intégration des processus la supportant et la cohérence des données impactées et ce, de façon transverse entre acteurs de la dépense.
  • Supporter les réformes à venir en facilitant leur absorption et en intégrant leurs éléments structurants.
  • Minimiser les coûts et les délais de réalisation du Système GID tout en permettant des livraisons progressives.

Sommaire


Périmètre

Le Système GID a pour objet l’automatisation du suivi comptable des crédits budgétaires de la loi de finances en vue d’assurer une exploitation optimale des données, de procéder aux contrôles réglementaires de la dépense, d’éditer les situations comptables et, en définitive, de faciliter l’élaboration du volet dépenses de la loi de règlement.

La solution qui est proposée obéit à la réglementation en vigueur et aux règles relatives à la comptabilité publique et aux achats publics et ce, au niveau de tous les processus de gestion, ainsi qu’aux différentes modifications qui seront apportées à cette réglementation.

Les données et traitements actuellement inclus dans le périmètre de GID concernent:

  • La mise en place des crédits.
  • La modification des dotations budgétaires en cours d’année.
  • Les mouvements de crédits.
  • Les engagements de dépenses.
  • Les ordonnances de paiement.
  • Les dépenses sans ordonnancement préalable.
  • Les reports et consolidations.
  • Les marchés, bons de commande et contrats assimilés.
  • La rémunération du personnel non pris en charge par le Centre Nationale de Traitement (CNT).
  • Les indemnités occasionnelles.
  • Le règlement de la dépense.
  • L’élaboration des situations comptables, des comptes administratifs, du Compte Général du Royaume et l’aide à l’élaboration de la loi de règlement (volet dépenses).
  • Les restitutions réglementaires et non réglementaires permettant le pilotage de l’exécution de la dépense et l’aide à la décision.
  • Les référentiels.

Principes directeurs

Vision systémique

Traiter la dépense sans faire de distinction entre les différentes composantes du budget de l’Etat.

Saisie unique

Dans le Système GID, les données sont saisies une seule fois au niveau de l’initiateur de l’opération. Ces données saisies sont traitées au niveau de l’initiateur et mises à la disposition des autres acteurs concernés.

Primauté du support papier

Le traitement de la dépense continuera à être réalisé sur la base de documents sur support papier et attestés par des signatures à l’encre liquide. Le traitement par un acteur GID se fait sur la base des données numériques saisies et au vu du support papier signé par l’acteur émetteur.

Toutes les mesures sont donc prises dans le Système GID pour garantir la totale conformité de ces données avec les documents papier dont elles représentent le contenu informationnel. La première de ces mesures consiste à assurer dans le système GID la production de tous les documents servant de support aux procédures de la dépense.

Complétude du Système GID

Complétude budgétaire

Le Système GID traitera l’ensemble des dépenses exécutées (hors dette publique et paie du personnel de l’Etat) à partir des diverses composantes du Budget de l’Etat :

  • Le budget général.
  • Les budgets annexes.
  • Les comptes spéciaux du trésor (CST).
  • Les budgets des services de l’Etat gérés de manière autonome (SEGMA).

Complétude des acteurs

Tous les acteurs institutionnels de la dépense publique sont des acteurs du Système GID :

  • Les Ordonnateurs et leurs sous-ordonnateurs.
  • La Direction du Budget du Ministère des Finances.
  • La Trésorerie Générale du Royaume : Contrôleurs des engagements de dépenses de l’Etat et Comptables publics.

L’enjeu majeur de la mise en œuvre du Système GID réside dans l’intégration des ordonnateurs et sous-ordonnateurs dans un système informatique de la dépense au même titre que les acteurs du Ministère des Finances. Les ordonnateurs et sous-ordonnateurs sont caractérisés par leur très grand nombre (environ 1500 acteurs) et leur faible niveau d’informatisation. Leur intégration dans une vision systémique, normalisée et automatisée constitue la clé de réussite du projet.

Complétude fonctionnelle

Le Système GID traitera l’ensemble des procédures dans le cadre du périmètre vu ci-dessus depuis la mise en place des crédits jusqu’à l’élaboration des comptes administratifs en passant par toutes les phases de la dépense engagement, liquidation, Ordonnancement et règlement.

Rôle central dévolu à l’ordonnateur

La saisie unique des données dans le Système GID donne une importance particulière aux principaux « pourvoyeurs » de ces données, à savoir les ordonnateurs et les sous-ordonnateurs.

De ce point de vue, et en termes stricts de données GID, l’essentiel de la saisie provient des services de l’ordonnateur à travers les propositions d’actes de la dépense: engagements, ordonnancements, mouvements de crédits, etc ... Ces propositions sont ensuite complétées et enrichies par le sort que connaissent ces propositions chez les autres partenaires : certification, visa, rejet ...

Cadre institutionnel

Suite aux recommandations de l’étude de conception du système GID synthétisée ci-dessous, et en vue d’assurer la coordination et la mise en œuvre de ce chantier d’envergure nationale, le Ministère des Finances et de la Privatisation a mis en place le 1er novembre 2004, au sein de la Trésorerie Générale du Royaume, une Entité Projet dédiée exclusivement à la réalisation du Système GID.

Dans le but de faire participer tous les acteurs de la dépense à la construction du système GID, l’Entité Projet GID et en concertation avec ces partenaires œuvre à la mise en place d’une organisation pour le programme GID.

Ceci a été concrétisé par la lettre circulaire 14/2005, du Premier Ministre, en date du 8 Septembre 2005 qui a fixé le cadre institutionnel de la mise en œuvre du système GID, qui permet d’assurer le pilotage et le suivi du programme. Un Conseil Stratégique et un Comité de Pilotage ont ainsi été créés afin d’appuyer et d’orienter les actions de l’Entité projet GID.

Conseil Stratégique

Présidé par le Secrétaire Général du Ministère des Finances et de la Privatisation, le Conseil stratégique est composé des Secrétaires Généraux des départements ministériels, du Trésorier Général du Royaume, du Directeur du Budget et du Directeur de l’Entité Projet GID qui en assure le secrétariat.

Ce conseil statue sur les décisions relatives aux :

  • Objectifs stratégiques du projet.
  • Stratégies de développement et de déploiement.
  • Stratégies et calendrier de mise en œuvre.

Comité de Pilotage

Le comité de pilotage est présidé par le Trésorier Général du Royaume et réunit le Directeur du Budget, le Directeur de la Comptabilité Publique et de la Centralisation, le Directeur de l’Entité Projet GID ainsi que les Directeurs des départements ministériels pilotes en charge des affaires budgétaires et financières. Ce comité est chargé conformément aux orientations du Conseil Stratégique :

  • D’adopter le programme d’activités nécessaire à l’application des décisions du Conseil stratégique.
  • De statuer sur les différentes étapes de mise en œuvre du système GID.
  • De fixer les modalités de participation et de contribution des départements ministériels et des directions impliquées du Ministère des Finances et de la Privatisation pour la mise en œuvre du système GID, notamment en matière de ressources humaines.
  • De prendre toute décision nécessaire au bon développement du système GID.
  • De rendre compte au conseil stratégique.
  • et d’une manière générale de soumettre au Conseil stratégique toutes propositions ou suggestions en relation avec le système de gestion intégrée de la dépense.

Entité projet GID

Cette Entité est chargée d’assurer :

  • La maîtrise d’ouvrage pour le développement et la réalisation du système.
  • La définition des termes de référence des infrastructures nécessaires au système.
  • L’animation du cadre de concertation entre les différents acteurs de la dépense.
  • L’accompagnement du changement à travers la sensibilisation, la formation et l’assistance des utilisateurs.

Equipes dédiées

L’engagement des acteurs de la dépense dans la mise en œuvre du système GID se concrétise par la création, au sein de chaque département ministériel, d’une équipe projet dédiée. Cette équipe conduira les travaux en coordonnant ses actions avec l’Entité Projet chargée du système GID.

Couverture fonctionnelle

La couverture fonctionnelle du futur Système GID s’articule autour de 3 volets :

  • La gestion comptable de la dépense.
  • La gestion des marchés, bons de commande et contrats assimilés.
  • Le pilotage et les tableaux de bord de la dépense.

Gestion comptable de la dépense

La gestion comptable de la dépense constitue le cœur de la couverture fonctionnelle de GID. Elle regroupe l’ensemble des procédures qui prennent en charge la totalité des actes de la dépense depuis le vote d’une Loi de Finances jusqu’à l’établissement du projet de la Loi de Règlement (volet dépenses).

Ces procédures ont été réparties en trois sous-groupes homogènes, correspondant respectivement à la mise en place des crédits centraux et déconcentrés et à l’exécution proprement dite de la dépense.

La répartition des procédures sur les trois sous-groupes est donnée ci-après : Procédures de mise en place des crédits et des recettes CST/SEGMA au niveau de l’ordonnateur

Ce groupe de 17 procédures se caractérise par l’intervention de la Direction du Budget dans le déroulement de la mise en place des crédits ou des recettes des CST/SEGMA.

La liste suivante inventorie ces procédures :

  • Prise en charge des crédits ouverts par la Loi de Finances.
  • Répartition du titre d’exploitation des SEGMA.
  • Répartition du plafond des charges d’un CST multi-ordonnateurs.
  • Prise en charge des morasses initiales (BG/BA/CST/SEGMA).
  • Relèvement du plafond des charges des CST/SEGMA.
  • Ouverture de crédits par décret.
  • Prise en charge des crédits des fonds de concours.
  • Virement de crédits avec visa préalable de la DB.
  • Prélèvements sur le chapitre des dépenses imprévues.
  • Programme d’emploi modificatif des CST/SEGMA.
  • Sursis à exécution de dépenses d’investissement.
  • Déblocage de crédits d’investissement en sursis à exécution.
  • Prise en charge des Lois de Finances rectificatives.
  • Virement de crédits dans le cadre de la globalisation (La procédure de virement de crédits dans le cadre de la globalisation est ouverte aux sous-ordonnateurs comme aux ordonnateurs principaux. La Direction du Budget n’intervient que dans le deuxième volet de ces virements, à savoir la procédure des états de synthèse de la globalisation).
  • Etats récapitulatifs et de synthèse des virements de globalisation (La procédure de report des crédits et de reliquats d’engagement dans le titre des dépenses d’investissement est ouverte aux sous-ordonnateurs comme aux ordonnateurs principaux. La Direction du Budget n’intervient que dans le deuxième volet de cette procédure, à savoir l’établissement de l’arrêté de report).
  • Report des crédits et des reliquats d’engagement (Investissement BG/BA) (La Direction du Budget n’intervient que si la recette provient d’un fonds de concours ouvert pour un SEGMA).
  • Prise en charge des recettes des CST/SEGMA.

Procédures de mise en place des crédits et des recettes déconcentrés

Ce groupe est constitué des 4 procédures suivantes :

  • Délégation de crédits aux sous-ordonnateurs.
  • Réduction des crédits délégués.
  • Notification des recettes des CST/SEGMA.
  • Réduction des recettes notifiées.

Procédures d’exécution de la dépense

Ces procédures sont ouvertes aux sous-ordonnateurs et aux ordonnateurs principaux, chacun pour les crédits dont il gère la dépense :

  • Engagement de dépenses.
  • Diminution d’engagement de dépense.
  • Ordonnances de paiement.
  • Rétablissement de crédits ordonnancés indûment.
  • Demande d’autorisation d’engagement (DAE).
  • Demande d’autorisation de paiement par voie de régie.
  • Diminution totale ou partielle de DAP/régie.
  • Réservation de crédits et de recettes pour autres DSOP.
  • Prise en charge des dépenses payées par voie de régie.
  • Prise en charge des dépenses payées sur DAE.
  • Prise en charge des autres DSOP.
  • Réservation de CP pour la consolidation des engagements/CE.
  • Consolidation des dépenses engagées sur CE.
  • Report des reliquats d’engagement (fonctionnement BG/BA et CST/SEGMA.
  • Cessions et oppositions.
  • Règlement d’une dépense.

Gestion des marchés, bons de commande et contrats assimilés

Le niveau de la gestion comptable de la dépense prend en charge la totalité des dépenses de l’Etat, qu’elles aient été ordonnancées ou payées sans ordonnancement préalable.

De même, les dépenses prises en charge en comptabilité peuvent avoir des supports d’une extrême variété, depuis certaines indemnités payées aux agents de l’Etat jusqu’aux dépenses sur marchés, en passant par les bons de commande et les contrats d’architecte,…

Du fait de cette grande variabilité, la gestion comptable de la dépense se limite à un nombre restreint de données, dénominateur commun indispensable à toutes les dépenses prises en charge.

Ce deuxième volet fonctionnel du système GID a pour objet des modes particuliers de réalisation de la dépense, avec des caractéristiques propres :

  • Les marchés courants.
  • Les marchés–cadres.
  • Les conventions.
  • Les contrats de droit commun.
  • Les bons de commande.
  • Les contrats d’architecte.
  • Les indemnités occasionnelles.
  • Etc.

La prise en compte de ces modes particuliers vise à introduire une meilleure fiabilité lors de l’engagement de ces dépenses et de leur ordonnancement, grâce notamment à la prise en charge de leur liquidation. Ainsi, pour les marchés, il est prévu de prendre en charge à titre d’exemple :

  • La fiche signalétique des marchés (titulaires, délais, clauses diverses, …).
  • Les avenants.
  • Les bordereaux de prix (y compris en devise), les détails estimatifs, les formules de révision de prix et les ordres de service.
  • Le calcul du montant de l’engagement et des SAV.
  • La liquidation et le calcul des décomptes.
  • Le calcul des ordonnances de paiement issues de la liquidation.

Il est à noter que cette gestion spécifique n’introduit pas de procédure supplémentaire par rapport à celles du volet principal de gestion comptable de la dépense. Elle se traduit par contre par un enrichissement informationnel important des deux procédures d’engagement et d’ordonnancement des dépenses.

Restitutions et tableaux de bord de la dépense

Outre les préoccupations de prise en charge et de support des procédures opérationnelles, le Système GID doit répondre aux préoccupations de suivi et de maîtrise de l’exécution de la dépense.

Disposant de l’ensemble des données mises en œuvre dans la gestion comptable, le pilotage et les tableaux de bord de la dépense devront répondre aux objectifs majeurs assignés au Système GID, à savoir :

  • Le suivi et la maîtrise de l’exécution de la dépense (tableau de bord).
  • La production des situations réglementaires en vue de l’élaboration de la loi de règlement (volet dépenses).

Suivi de l’exécution de la dépense

A l’effet de ce suivi, le Système GID constituera des tableaux de bord faisant ressortir les engagements et les émissions des crédits en vue d’apprécier et de maîtriser le rythme d’exécution de la Loi de Finances. Diverses analyses seront proposées, et notamment selon les axes des nomenclatures administrative, économique ou fonctionnelle, ou encore selon l’axe de la déconcentration de la dépense ou encore selon l’axe relatif à la dépense (Montant, type de prestation, fournisseur,…).

Production des situations réglementaires

Le système GID devrait produire toutes les situations prévues par la réglementation (Situation des engagements et des émissions, registre comptable …).

L’élaboration de la Loi de règlement – volet dépenses - nécessite la production de certaines situations qui seront désormais issues du Système GID, après la clôture de l’année budgétaire.

Tenue des comptabilités

Les relations qu’entretiennent les services de l’ordonnateur avec le contrôleur d’une part et le comptable assignataire d’autre part, sont étroites et se traduisent par de nombreux échanges de données. Dans le cadre de la réglementation en vigueur, ces échanges donnent lieu à la tenue des mêmes comptabilités chez plusieurs partenaires. Ainsi, la comptabilité des crédits retrace les mêmes mouvements chez l’ordonnateur, le contrôleur et le comptable assignataire. La comptabilité des engagements est tenue simultanément par l’ordonnateur et le contrôleur, celle des émissions est tenue à la fois par l’ordonnateur et le comptable assignataire.

Partant du constat que la tenue de ces multiples comptabilités était à l’origine de nombreux travaux de rapprochement, le Système GID devra offrir à chacun des acteurs une vision spécifique de sa situation comptable, en totale conformité avec la réglementation en vigueur.

Architecture retenue pour le système GID

Les principes directeurs adoptés pour la réalisation du Système GID sont :

  • Une architecture technique et applicative centralisée.
  • une Architecture Orientée Services (SOA).
  • Une prépondérance des développements spécifiques et un recours maîtrisé à des briques d’infrastructures techniques auprès des éditeurs.

Ces principes permettent au Système GID de reposer sur un modèle de construction puissant, dont la faisabilité est établie sur la base des technologies disponibles et des standards internationaux. Ce modèle lui confère :

  • Robustesse et qualité (Respect des meilleures pratiques de conception et de développement).
  • Agilité et flexibilité (Capacité à évoluer rapidement et de façon souple, pour s’aligner sur les besoins métier).

Démarche de réalisation et de mise en production par paliers

Trois paliers de réalisation ont été définis pour le Système GID :

  • Palier 1 : Couvre l’ensemble du domaine de la gestion des crédits et du suivi de l’exécution comptable de la dépense. C’est le « cœur métier » du Système GID, répondant aux attentes les plus importantes et les plus urgentes des acteurs (soit 70% des besoins).
  • Palier 2 : Couvre le domaine fonctionnel « Gestion des contrats » (marchés publics, bons de commande, conventions, etc.).
  • Palier 3 : Couvre le domaine fonctionnel « Programmation budgétaire » (expression des besoins et élaboration budgétaire).

Principaux apports du système GID

  1. Les contrôles et les règles de gestion sont intégrés : Disponibilité de crédits, fractionnement…
  2. Les référentiels sont partagés et proposés par le système : La saisie d’un acte, est presque résumée à la saisie d’un montant et d’un objet. Le reste est sous forme de choix et de liste déroulantes.
  3. Le système fonctionne avec des listes de travail : Dès la connexion, l’utilisateur est averti des tâches qu’il doit faire.
  4. La comptabilité est synchronisée et tenue de façon transparente (Personne ne saisit une écriture comptable : les actes validés génèrent des écritures).
  5. La traçabilité complète de toutes les opérations effectuées : Qui a fait quoi et quand ?
  6. Les travaux de clôture de l’exercice seront générés par le système (Reports, réengagements…).
  7. Les comptes administratifs seront générés dès la clôture de l’exercice.
  8. etc.

A terme, l’Administration disposera non seulement du système GID tel qu’il fonctionne, mais aussi d’une démarche et d’un ensemble d’outils lui facilitant d’intégrer les réformes à venir au moindre coût et dans des délais maîtrisables en lui permettant :

  1. La présentation des comptes devant le Parlement dans les délais constitutionnels.
  2. La transparence dans la gestion des deniers de l’Etat.
  3. La conformité aux normes internationales de gestion et à celles des organismes de financement internationaux.



En savoir plus :

  • Veuillez visiter l'espace GID sur le portail de la TGR.
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