Report de solde CST-SEGMA

                            
Un article de Communauté GID.

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Guide Utilisateur
Report de Solde CST-SEGMA


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Fiche signalétique
Objet Report de solde des Comptes Spéciaux du Trésor (CST) et des Services de l’Etat Gérés de Manière Autonome(SEGMA)
Module Report de solde
Sous-domaine Clôture de l’exercice
Domaine Gestion de la dépense
Public cible
  • Ordonnateur/Sous ordonnateur
  • Trésorerie (Ministérielle/Trésorerie provinciale/préfectorale)
Version du document 1 Version du système GID 2.18


Sommaire

Présentation du processus : Report de solde

Introduction

Ce guide utilisateur explique le déroulement du processus du report de solde qui vient pour intégrer les différents changements introduits par la réglementation en vigueur, en matière de recette CST de l’état. A partir du menu affiché à gauche, dans le domaine «Clôture de l’exercice», Le système classe les opérations à suivre pour procéder à cette clôture :

  • Report solde CST / SEGMA: ce menu permet aux ordonnateurs et sous ordonnateurs la création du report de solde qui correspond à l’excédent de recettes dégagé sur les paiements effectués au titre de l’exercice écoulé. Cette opération doit se faire en premier lieu, avant de procéder au report de crédits et au réengagement
  • Report crédits CST : ce menu permet aux ordonnateurs et sous ordonnateurs la création des reports des crédits des dépenses imputées sur le CST. Cette opération doit se faire en deuxième lieu, après le report de solde CST et avant le réengagement. Ce module sera expliqué au niveau du GUIDE Report de crédits CST.
  • Réengagement : ce menu permet aux ordonnateurs et sous ordonnateurs la création des réengagements des dépenses imputées sur le BG, les CST, les SEGMA. Ce module sera expliqué au niveau du GUIDE Réengagement.
  • Consolidation : ce menu permet aux ordonnateurs et sous ordonnateurs la création des consolidations des marchés imputés sur les crédits d’engagement (CE). Ce module sera expliqué au niveau du GUIDE Consolidation.

Cadre juridique

Circulaire n° 3-TGR du 20-01-2011 relative au réaménagement de certaines procédures de gestion des comptes d’affectation spéciale, des comptes de dépenses sur dotation et des services de l’Etat gérés de manière autonome.

Présentation générale du processus

Présentation détaillée du processus

Enchaînement des états de l’acte report de solde.

1ère Phase : Soumission

2ème phase : Contrôle

3ème Phase : Prise en charge

Démonstration

Soumission de Report de solde

L’ordonnateur ou le sous-ordonnateur ne pourra reporter le solde dégagé sur un chapitre de recettes qu’après avoir pris en charge l’ensemble des opérations effectuées sur ledit chapitre au titre de l’exercice précédent. Le système GID offre deux possibilités de création du report de solde :

  • Soit individuellement acte par acte
  • Soit en masse (actes groupés)

Création et validation de la saisie d’un report de solde

Processus acte par acte

L’utilisateur se connecte sur l’année en cours, puis il procède aux étapes suivantes :

  • Sélectionner le processus « Report de solde CST » ;
  • Cliquer sur le bouton «créer nouvel acte ».

Dès que vous cliquez sur le bouton «créer nouvel acte », vous accédez à l’écran ci- Dessous: L’année budgétaire de clôture de l’exercice est générée automatiquement par le système

Le système restitue la liste des chapitres de recettes dont un apurement comptable des opérations de fin d’exercice a été préalablement effectué par l’ordonnateur/le sous-ordonnateur et le trésorier au titre de la gestion écoulée. Dans l’écran ci après, l’utilisateur coche le chapitre de recettes Cocher le chapitre de recette pour lequel l’utilisateur désire reporter le solde au titre de l’exercice en cours. Cliquer sur le Bouton « Enregistrer ».

Le solde dégagé sur le chapitre de recettes sélectionné est reporté en totalité. L’écran suivant affiche la liste des actes de type Report de solde qui sont encours de saisie.

Cliquer sur le lien « En cours de saisie » ; Le système affiche la liste des actes de report de solde à l’état « En cours de saisie » en y précisant le montant total du solde. Cliquer sur le lien « Encours de saisie »

Cliquer sur le bouton « Valider la saisie »

Validation, signature d’un report de solde

Après avoir validé la saisie de report de solde, l’utilisateur procède aux étapes suivantes : Cliquer sur le lien « Saisie confirmée »

Le système affiche les actes de type report de solde à l’état « Saisie confirmé » Cliquer sur « Valider »

Après avoir validé la création de report de solde, Le système affiche l’écran suivant :

Cliquer sur le lien du report de solde en question Après avoir cliqué sur le lien , l’écran suivant s’affiche :

Choisir le signataire dans la liste déroulante ; Sélectionner la date de la signature ; Cliquer sur le bouton «Signer».

Edition et transmission d’un report de solde

Après avoir signé le report de solde, l’utilisateur procède à l’édition du fichier Sélectionner dans le menu à gauche « Edition clôture d’exercice » Cliquer sur « Etat report solde CST »

Le système affiche une fenêtre de dialogue pour ouvrir le fichier Excel.

L’utilisateur clique sur le bouton « OK » pour ouvrir le fichier Excel de l’édition de l’Etat de report CST (action 1) l’édition est présentée dans le système GID sous format excel. elle affiche l’ensemble des chapitres de recettes. l’ordonnateur ou le sous ordonnateur ne doit garder sur ce fichier Excel que les chapitres de recette concernés par le report de solde saisi dans GID , qui seront soumis au contrôle du trésorier . Cette édition est signée manuscritment par l’ordonnateur ou le sous ordonnateur et transmise au comptable assignataire Ci après un exemple de l’édition du Report de solde offerte par le système GID

Ci après la même édition qui est modifiée en supprimant deux chapitres de recettes.

Une fois le report de solde est signé, l’utilisateur clique sur le bouton «Transmettre» ( action 1 ).

Le report de solde est un acte non dématérialisé, le passage par le bureau d’ordre est par conséquent, obligatoire

Enregistrement Départ courrier

Dans le menu horizontal, l’utilisateur choisi « Enregistrer Départ du courrier» :

  • Cocher l’acte de « Report de solde »
  • choisir la date d’enregistrement départ
  • cliquer sur le bouton «valider»
Traitement en masse des Reports de solde

Le système GID offre la possibilité de traiter en masse le report de solde pour plusieurs chapitres de recette. L’utilisateur se connecte sur l’année en cours, puis il procède aux étapes suivantes :

  • Sélectionner le processus « Report de solde CST » ;
  • cliquer sur le bouton «créer nouvel acte ».

Le système affiche l’écran suivant :

Cocher toute la liste ou un ensemble de chapitre de recette selon le besoin ; Cliquer sur « Enregistrer » L’écran suivant s’affiche :

cliquer sur le bouton « confirmer les propositions sélectionnées » L’écran suivant s’affiche :

Utiliser le menu horizontal :

  • Cliquer sur l’onglet « Valider » qui s’allume en jaune
  • Cliquer sur le lien «Report de solde »

Le système affiche l’écran suivant :

Cocher la liste des actes de report pour validation en masse ; Une fois les actes de report cochés. Cliquer sur le bouton « Valider les propositions sélectionnées » ; Le système affiche l’écran ci dessous :

Cliquer sur l’onglet « Signer » Le système affiche l’écran suivant :

Cliquer sur « Report de solde » au niveau de la liste de des actes budgétaires par Etat.

Après clic, l’écran ci-dessous s’affiche ;

Cocher la liste des actes de report de solde à l’état validé Choisir le signataire; Choisir la date de signature ; Cliquer sur le bouton « Signer les propositions sélectionnées » L’écran suivant s’affiche :

Utiliser le menu horizontal :

  • Cliquer sur « Transmettre »
  • Cliquer sur « Report de solde » au niveau de la liste de des actes budgétaires

L’écran suivant s’affiche :

  • Cocher la liste des actes de report de solde à l’état validé
  • Cliquer sur le bouton « Transmettre les propositions sélectionnées »

Contrôle de report de solde

Au niveau du Trésorier Ministériel, préfectoral /provincial (TM/TP), la phase de contrôle de l’acte de report de solde commence à partir du bureau d’ordre puisque l’acte n’est pas dématérialisé.

Enregistrement Arrivée courrier

Dans le menu horizontal :

  • Cliquer sur «Enregistrer Arrivée du courrier»
  • Cocher les actes ;
  • Choisir la date ;
  • Cliquer sur le bouton « Valider »

Etude, Contrôle, visa d’un report de solde

A partir de la page d’accueil, l’utilisateur accédé à l’acte de report de solde CST pour étude Cliquer sur le lien « Report de solde » ;

L’écran ci après s’affiche :

Cliquer sur le lien « En cours d’étude » A cette étape, le chargé du contrôle (TM/TP) procède à l’étude de report de solde en sélectionnant la décision du Contrôle et la confirmation de l’étude:

  • Choisir la décision de contrôle selon la liste déroulante ;
  • Cliquer sur le bouton «Confirmer».

Après confirmation de l’étude, l’écran suivant s’affiche :

Cliquer sur le lien « Etude confirmé » L’écran suivant s’affiche :

Cliquer sur le lien « Etude confirmé » pour une deuxième confirmation de l’étude L’écran suivant s’affiche :

Cliquer sur le bouton «Confirmer» pour confirmer la décision du trésorier L’écran suivant s’affiche :

Choisir le viseur suivant la liste déroulante ; Sélectionner la date de visa; Cliquer sur le bouton « Transmettre »

Enregistrement Départ courrier

Dans le menu horizontal :

  • Cliquer sur l «Enregistrer Départ du courrier»
  • Cocher sur le type de dépense « Report de solde » ;

L’écran suivant s’affiche :

  • choisir la date d’enregistrement au bureau d’ordre
  • cliquer sur le bouton «valider»

Prise en charge de report de solde

Enregistrement Arrivée courrier retourné

Dans le menu horizontal :

  • Cliquer sur «Enregistrer Arrivée du courrier»
  • Cocher le report de solde ;
  • Cliquer sur « Valider »

Prendre en charge le report de solde

A partir du menu horizontal, l’utilisateur peut accéder au report de solde Visé par le TM/TP pour procéder à sa prise en charge:

  • Cliquer sur « Prendre en charge et traiter sort ».
  • Cliquer sur « Traiter sort»
  • cliquer sur le lien « Report de solde »

L’écran suivant s’affiche

Cliquer sur le lien « En cours de PEC

L’écran suivant s’affiche :

  • Cocher report de solde à prendre en charge.
  • Cliquer sur le bouton « Prendre en charge les propositions sélectionnées ».

Le solde dégagé sur le (ou les) chapitre(s) sélectionné(s) devient automatiquement disponible sur l’exercice en cours après visa du trésorier et prise en charge par l’ordonnateur/sous-ordonnateur de l’acte de report de solde concerné.

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