Conduite de changement

Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Accompagnement et assistance des utilisateurs
Stratégie de Conduite de changement

La mission conduite de changement se charge :

• D’élaborer la stratégie et la mise en œuvre du plan de communication.
• De définir des stratégies de formation et de formation des formateurs.
• D’accompagner et de piloter le changement du site web GID.

Les actions de la conduite du changement sont planifiées et déployées selon un processus structuré basé sur le modèle ADKAR:

• Prise de conscience et sensibilisation. (Awareness).
• Intérêt et désir d’adhérer. (Desire).
• Connaissance et savoir. (Knowledge).
• Aptitudes et capacités à travailler avec GID. (Ability).
• Renforcement et appui dans le temps. (Reinforcement).

Le passage d’une phase à une autre du changement a nécessité la mise en œuvre d’actions adéquates permettant la réalisation successive des objectifs suivants :

• L’acceptation et l’implémentation rapide du système.
• L’utilisation effective du système et son appropriation.
• L’accélération des gains en productivité et en efficacité.

La mission conduite de changement s’appuie sur Quatre leviers d’actions pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixée en mettant en place des dispositifs de mise en œuvre.

Communication

• Un interlocuteur de l'équipe GID pour chacun des départements pilotes et direction régionale.
• Une adresse mail dédiée : gid@tgr.gov.ma
• Un site web dédié au projet avec des rubriques ou espaces dédiés à chacun des chantiers. Ce site est un outil de base pour notre communication opérationnelle (la vie du projet) et pour la formalisation des relations, d’une part avec les utilisateurs pour le volet assistance (centre d’appels, fiches techniques) et d’autre part avec les ministères pour les volets de déploiement et accompagnement (interlocuteur unique ou privilégié).
• Un contact et correspondants.
• Un trombinoscope des membres de l’équipe GID.
• Documentation & publication.
• Un annuaire des équipes dédiées avec tous les contacts disponibles par département ministériel.
• Le e-mailing: Des alerte d’information sont envoyés chaque fois qu’il est nécessaire aux parties prenantes concernées.
• Une E-newsletter interactive et des FlashInfo. Ces outils en version électronique qui permettent une large diffusion sont également édités en formats papiers mais en version allégée comme support de communication événementielle.

Formation

• Communiquer aux équipes projet des ministères les modalités du chantier par un séminaire de lancement.
• Diffuser, maintenir et supporter les outils de formation.
• Préparation des moyens de démultiplication des formations.
• Définir les plans de formations.
• Gérer les inscriptions et la logistique de formation.
• Former les utilisateurs.
• Organiser des sessions d’approfondissement pour les « super utilisateurs ».

Pour en savoir plus, voir la cette page sur la formation en tant que leviers d’actions pour la conduite du changement.

Information et documentation orientés Utilisateur

• Un guide utilisateur.
• Une règlementation de la dépense publique.
• Un contenu structuré sur le Wiki GID.
• Un site web Intranet ou sont organisés et structurés tous les documents relatifs au programme GID.
• Des dossiers documentaires : Dossiers thématiques préparés pour chaque événement (Conseil Stratégique, Comité de Pilotage, Comité d’Appui, Comité de Direction, …). Ces dossiers informent ponctuellement sans effort de veille sur le projet dans sa globalité ou uniquement sur un des chantiers de mise en œuvre pour sa réalisation. En général, il y a un thème qui définit la raison d’être de l’évènement, mais le projet dans sa globalité peut être présenté. Le contenu de ces dossiers est compilé sur des CD-ROM disponibles au niveau du centre documentaire de la TGR.
• Des brochures et dépliants : Documents publicitaires par excellence qui informent fortuitement sans effort de veille sur le projet en le présentant de manière générale et succincte. Ces supports sont accessibles sur le site et dans tous les centres de documentation des ministères et distribués à chaque manifestation ou évènement publique en relation avec le projet.

Dispositif d’assistance

• Une assistance téléphonique :
  • Tel : 05 37 57 82 50 (un numéro unique d'assistance GID) - 05 37 57 88 03/04.
  • Fax : 05 37 56 57 28 – 05 37 57 88 12/22.
• Un Centre d’assistance du système GID. (Réservé aux demandes d’assistance ou d’un incident technique. Il permet de signaler les anomalies et de suivre leur résolution... pour en savoir plus, voir cette page).

• Un Forum de discussion (Réservé aux questions d'utilisation du système GID et aux questions liées à la dépense publique d'une manière générale).
• Des interventions sont prévues sur place pour la résolution de problèmes liés à l’exploitation de la solution.
• Adresses mails d'assistance GID : Création d'une adresse mail d'assistance GID dans chacun des postes TM/TP, accessible à tous les utilisateurs du système GID