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Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Guide Utilisateur
Guide d’accompagnement de l’utilisateur
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L’objectif de ce guide est de vous accompagner dans l’appropriation du système GID et l’utilisation des fonctionnalités adaptées à votre métier de gestionnaire de la Dépense.
Vous trouverez ici, une vue d’ensemble de la navigation, de la vie des actes et leur traitement dans GID en fonction des habilitations qui vous ont été attribuées. Ce guide vous permet donc de situer votre action dans GID et de savoir le cheminement pour travailler, vous documenter ou solliciter de l’aide.
Il existe sur le web, une documentation très riche et des guides de navigation « pas à pas » qui font appel à des captures d’écran et vous permettent le suivi détaillé des traitements que vous aurez à effectuer. Vous trouverez dans ce guide les adresses pour y accéder ainsi que les moyens d’assistance mis à votre disposition.
Profil de l’utilisateur GID
Vous êtes utilisateur du système GID. A ce titre :
- Vous avez été formé à l’utilisation de cet outil.
- Vous devez vous connecter tous les jours et accéder aux instances à traiter qui s’affichent en fonction des actions à accomplir.
- Vous disposez des moyens logistiques (ordinateur, logiciel)
- Vous connaissez votre identifiant et mot de passe
Pour vous aider dans votre mission, nous vous proposons un accompagnement et une aide pour toutes les étapes de votre travail en fonction de vos habilitations.
Accompagnement de l’utilisateur
Après la généralisation, tous les utilisateurs vont effectuer leurs taches dans GID. Vous devez garder en tête que 15000 utilisateurs vont avoir accès à l’application. Ils vont bénéficier de plusieurs outils pour les aider à s’approprier l’application. Il est conseillé de procéder par étapes pour se faire aider. Avant d’avoir recours à toute forme d’assistance, vous devez vous connecter et essayer de résoudre votre problème en utilisant la documentation en ligne
1 - Communauté GID
Joindre la Communauté GID et apprendre à vous servir du système GID :
- Consultez les guides d'utilisation du système GID
- Consultez la documentation législative et règlementaire relative à la dépense
- Sollicitez l'aide des membres et échanger sur le système GID
2- L’assistance
Les capacités techniques pour faire face au grand nombre d’utilisateurs sont mises en place. L’assistance a aussi été pensée et étudiée pour que tout utilisateur puisse bénéficier d’un bon accompagnement et accomplir son travail dans de bonnes conditions.
L’assistance pour l’utilisation de l’application GID est organisée en trois niveaux. Mais avant d’avoir recours à cette assistance, vous devez essayer de trouver la solution à votre problème dans la documentation. Si vous n’y êtes pas arriver, votre interlocuteur direct est « la ressource dédiée ». C’est l’un vos collègues qui s’est approprié l’application et qui peut vous aider en cas de problème.
S’il n’arrive pas à vous aider, il va s’adresser à son référents qui lui-même s’adressera à la personne ressource de l’entité GID en cas d’incapacité à résoudre le problème posé.
| Niveau d’assistance | Collaborateurs désignés | Attachement | Rôle |
| 1er niveau | Personne ressource | Chaque entité utilisatrice de GID | Interlocuteur de l’utilisateur |
| 2ème niveau | Référents | Chez les Trésoriers ministériels, provinciaux ou préfectoraux | Intermédiaire entre la ressource dédiée et la personne ressource |
| 3ème niveau | Ressource dédiée | TGR | Coordination de l’assistance entre les équipes GID et les référents |
Pour les questions d’ordre technique, un Outil de HelpDesk (OTRS) : http://assistance.gid.gov.ma est à votre disposition. Utilisez-le pour signaler les anomalies que vous avez rencontrées et suivre leur résolution.
ACCEDER A L’APPLICATION GID
Comment vous connectez
Vous disposez d’un identifiant (votre nom de famille) et d’un mot de passe qui vous ont été communiqué. Pour cette étape de connexion vous disposez dans le wiki d’un guide pas à pas faisant appel à des captures d’écrans vous permettant de visualiser les différentes étapes. Voici-dessous la page qui s’affiche quand vous taper l’URL : https:// www.gid.gov.ma dans la barre du firefox.
Pour vous connecter à l’application GID vous devez vous identifier (taper votre nom et votre mot de passe) pour que l’application recherche votre compte, vous reconnaisse et affiche votre espace de travail.
Comment changer votre login et mot de passe
Pour des questions de sécurité ce mot de passe est valable trois mois et à partir du 3ème mois, un message vous invitant à le changer va s’afficher durant 30 jours chaque fois que vous allez vous connecter. Pour procéder au changement du mot de passe : aller dans l'icon utilisateur et cliquer sur « Information du compte ». Si au bout de 30 jours vous n’avez pas procédé au changement de votre mot de passe, l’accès à l’application sera bloqué. Il faudra alors vous adresser à votre administrateur pour accéder à nouveau à l’application.
Comment travailler dans GID
Vos taches dans GID
Quand vous accédez à l’application, la première page qui s’affiche comporte toutes les informations nécessaires au déroulement de votre travail dans GID.
En fonction des habilitations qui vous ont été attribuées, et de la vie d’un acte de la dépense dans GID, vous aurez à intervenir et à accomplir des taches dans un espace partagé par les différents acteurs de la dépense de votre administration.
- Vos habilitations s’affichent sur une barre horizontale de cette première page. Elles vous sont attribuées en fonction de votre profil.
Dans GID, Chaque acteur peut être habilité à traiter un ou plusieurs rôles en même temps.
- Les différentes taches de traitement des actes budgétaires se retrouvent dans un menu vertical à gauche de l’écran. Ce menu aussi est personnalisé en fonction des habilitations.
- Les listes des actes en instances sur lesquels vous êtes habilité à agir s’affichent dans les tableaux au milieu de la première page.
Dans GID chaque acte est identifié par un numéro généré automatiquement
Tout acte de la dépense est identifié par un numéro généré automatiquement. Ce numéro est unique par initiateur, par type d’acte et par lois de finance.
Dans GID tous les actes sont initiés par l’ordonnateur ou le sous ordonnateur, à l’exception des prises en charge des recettes et le traitement des oppositions qui sont initiés par le trésorier.
Comment rechercher un acte dans GID
Pour rechercher un acte sur lequel vous souhaitez intervenir, vous disposez d’une fonction de recherches multicritères. Vous y accéder en haut à gauche de la première page (capture ci-dessus). La recherche peut se faire par : Année de la loi de finances Numéro de la dépense Type de la dépense Etat de la dépense Type de bénéficiaire.
Le cycle de vie d’un acte dans GID
Un acte de la dépense passe par différentes phases tout au long de son traitement par les différents acteurs habilités à le suivre dans GID :
Chez l’ordonnateur
La vie d’un acte dans GID est une suite d’étapes identifiées chez l’ordonnateur comme suivant :
- un acte est en cours de saisi quand il est initié (créer) et enregistré
- un acte est validé : validation de la saisie
- l’acte est ensuite traité par un agent signataire :
- si l’acte est dématérialisé : c’est l’agent signataire qui doit entrer dans le système et le signer
- si l’acte est non dématérialisé : une personne habilitée à signer peut poursuivre le traitement
- Enfin de cette première phase, l’acte est envoyé au bureau d’ordre qui enregistre l’arrivée et le départ des courriers
- pour un acte dématérialisé : il n y’a pas de passage par le bureau d’ordre
- pour un acte non dématérialisé, le passage par le bureau d’ordre est obligatoire
chez le trésorier
Une fois l’acte est signé chez l’ordonnateur, il est transmis au trésorier pour la suite de son traitement :
- l’acte est en étude en cours quand il est traité par l’agent d’étude
- l’acte arrive ensuite chez l’agent de validation, l’acte passe alors par trois étapes étude confirmée, puis contrôlé et transmis
Le trésorier peut viser, ou faire un retour avec observation.
chez l’ordonnateur
L’acte est pris en charge par l’ordonnateur dans le menu horizontal prendre en charge :
- s’il faut un visa, il va traiter sort
- s’il ne faut pas de visa, il va le prendre en charge
- Enfin de traitement, l’acte est transmis au trésorier pour sa liquidation.
LA NAVIGATION DANS GID
Pour naviguer dans GID vous disposez d’un accompagnement en ligne « WIKI ». Ce manuel fait appel à des captures d’écran et vous permet de suivre pas à pas le traitement de toutes les actions que vous devez mener dans GID. Vous trouverez ci-dessous, des tableaux récapitulatifs vous permettant :
- de situer l’action que vous devez mener par rapport à l’enchainement du traitement des actes dans GID
- d’identifier selon vos habilitations les menus qui vous permettront d’accéder aux actes en cours de saisie et sur lesquels vous êtes habilité à intervenir
- de connaitre l’état d’un acte dans GID (savoir dans quelle rubrique le rechercher : en cours de saisie, validé…)
NAVIGATION POUR L’ORDONNATEUR, LE SOUS ORDONNATEUR OU LE SEGMA
Vous faite partie des équipes ordonnateur, sous ordonnateur ou SEGMA, votre travail dans GID est en fonction de vos habilitations. Trois fonctions du menu horizontal en haut du premier écran vont vous permettre la gestion quotidienne de votre travail : - Soumettre - Prendre en charge et traiter sort - Enregistrer courrier
Soumettre
Ce menu permet de traiter un acte depuis sa création jusqu’à sa soumission au contrôle :
| Soumission d’un acte | Traitement de l’acte | Navigation dans GID | Etat de l’acte dans GID |
| Initiateur | 1 - La création de l'acte | Soumettre -initier | En cours de saisie |
| 2 - La modification de l'acte | Soumettre -initier | En cours de saisie | |
| 3 - La confirmation de la création de l'acte | Soumettre - confirmer | Saisie confirmée | |
| Valideur | 1 - La validation de l'acte | Soumettre - valider | Saisie confirmée |
| 2 - La modification de l'acte | Soumettre -valider- modifier | Saisie confirmée | |
| 3 - Le renseignement des références de la signature | Soumettre - confirmer | Saisie confirmée | |
| 4 - La transmission de l'acte | Soumettre - transmettre | validé | |
| Chargé du bureau d'ordre | Enregistrer courrier | ||
Prendre en charge et traiter sort Vous êtes ordonnateur, ou sous ordonnateur, votre rôle est de traiter les actes après leur contrôle par : Trésorerie ministérielle/ Provinciale/Préfectorale Direction du Budget. Ce traitement est en fonction de la nature des actes traités. Il consiste à : Prendre en charge un acte
Traiter le sort d’un acte
Avant de transmettre un acte, le trésorier doit prendre une décision au sujet de la suite à lui donner :
- il le valide puis transmet
- il le revoie avec une ou plusieurs annotations justifiant sa décision.
| Prise en charge d’un acte | Nature de l’acte | Provenance de l’acte | Etat de l’acte dans GID |
| Prendre en charge | Ne nécessitant pas de contrôle (Certification de crédits) | TM/TP | en cours de prise en charge par l’initiateur ou le bénéficiaire |
| Initié par le sous ordonnateur :
réduction de la délégation de crédits | Ordonnateur | en cours de prise en charge par l’initiateur ou le bénéficiaire | |
| Exp. Délégation de crédits | Sous ordonnateur | en cours de prise en charge par l’initiateur ou le bénéficiaire | |
| Traiter sort | - Ne nécessitant pas de contrôle - Initié par le sous ordonnateur
| TM/TP | En cours de prise en charge |
| Délégation du budget | En cours de prise en charge | ||
| Transmettre | - Ne nécessitant pas de contrôle - Initié par le sous ordonnateur | ordonnateur | en cours de prise en charge par l’initiateur» ou «prise en charge pour transfert au Trésorier |
Enregistrer courrier
Ce menu est utilisé pour l’enregistrement du courrier arrivée et départ de l’ordonnateur / ou sous ordonnateur. Il comprend trois sous menus : - Enregistrer Arrivée du courrier ; - Enregistrer Départ du Courrier ; - Enregistrer Départ Bénéficiaire.
| Enregistrement du courrier | Provenance de l’acte | Etat de l’acte dans GID |
| Enregistrer arrivée courrier | Ordonnateurs/ordonnateur | prise en charge pour transfert au Trésorier |
| Enregistrer départ courrier | prise en charge pour transfert au Trésorier | |
| Enregistrer départ bénéficiaire | Ordonnateur ou sous ordonnateur | prise en charge pour transfert au Trésorier |
NAVIGATION POUR LES TRESORIERS MINISTERIELS, PROVINCIAUX OU PREFECTORAUX
Vous faites partie des équipes des trésoriers ministériels, provinciaux ou préfectoraux, vos missions dans GID sont spécifiés en fonction de vos habilitations dans deux menus de la barre horizontale : contrôler et enregistrer courrier - Contrôler Ce menu permet le traitement de l’acte depuis son étude jusqu’à sa transmission à l’ordonnateur ou sous ordonnateur.
| Contrôle d’un acte | Traitement de l’acte | Navigation dans GID | Etat de l’acte dans GID |
| Etude | 1 - L’étude de l'acte | Contrôler-étudier | En cours d’étude |
| 2 - La modification de l’étude de l'acte | Contrôler-étudier « modifier » | En cours d’étude | |
| 3 - La confirmation de la création de l'acte | Contrôler-étudier « confirmer » | En cours d’étude | |
| Validation | 1 - La validation des observations formulées par l'agent d'étude | Contrôler - valider les contrôles | Etude confirmée |
| 2 - La modification des observations | Contrôler - valider les contrôles « modifier » | ||
| 3 - Le renseignement des références du visa | Contrôler - viser | contrôlé | |
| 4 - La transmission de l'acte au BO du trésorier | Contrôler - transmettre | contrôlé | |
| Chargé du bureau d'ordre | Enregistrer courrier | ||
Dans certains cas, le TM/TP prend en charge certains actes, il devra alors passer par le menu contrôler pour accéder au bouton « prendre en charge » qui lui permet ce traitement.
ENREGISTRER COURRIER
Ce menu est utilisé pour l’enregistrement du courrier « arrivée » et « départ » des TM/TP. Il comprend deux sous menus : Enregistrer Arrivée du courrier ; Enregistrer Départ du Courrier.
NAVIGATION POUR LES RÉGISSEURS
Lors du déroulement des différents processus relatifs à la régie à savoir : La création d’une dépense sur régie L’imputation des dépenses sur régie L’élaboration des bordereaux justificatifs. Les régisseurs des services gestionnaires de la dépense publique des Ordonnateurs et Sous Ordonnateurs suivent le même processus pour l’engagement d’un acte que les ordonnateurs.