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Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Guide Utilisateur
Navigation des Régisseurs
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Sommaire |
Préambule
Le présent Guide Utilisateur, qui fait partie de la liste des Guides Utilisateurs disponibles sur l’application GID, s’adresse aux régisseurs des services gestionnaires de la dépense publique des Ordonnateurs et Sous Ordonnateurs. Son objectif est d’orienter ce public et de le familiariser avec l’utilisation des fonctionnalités offertes par le Système GID.
Ce guide décrit les composantes des écrans qui s’affichent à ces utilisateurs lors du déroulement des différents processus relatives à la régie à savoir :
- La création d’une dépense sur régie
- L’imputation des dépenses sur régie
- L’élaboration des bordereaux justificatifs.
Le menu «Soumission »
Ce menu comprend toutes les opérations nécessaires à la réalisation d’un acte depuis sa création jusqu’à son enregistrement au bureau d’ordre.
Les composantes de l’écran de démarrage
Une fois, la session de l’utilisateur s’ouvre, l’écran suivant apparaît :
- Le système affiche le Nom et Prénom du régisseur
- Les différents liens
- Le menu dédié à la recherche
- Les opérations à effectuer par le régisseur pour soumettre un acte, Le prendre en charge et l’enregistrer.
- Les processus relatifs à la création de la régie
- Les listes de travail.
Les liens
Ces liens permettent à l’utilisateur d’accéder à des espaces différents :
Le menu dédié à la recherche
Ce menu permet à l’utilisateur d’effectuer des recherches multicritères sur les dépenses, les opérations budgétaires, les opérations de dépenses et les bordereaux.
La recherche multicritère sur les dépenses
A ce niveau, le système offre plusieurs possibilités de recherche par :
- Année de la loi de finances
- Numéro de la dépense
- Type de la dépense
- Etat de la dépense
- Type de bénéficiaire.
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur : Le bouton « Rechercher ».
La recherche multicritère sur les opérations budgétaires
La recherche peut être effectuée par :
- L’Année de la loi de finances
- L’initiateur de l’acte
- Type de bénéficiaire
- Type de l’opération
- Etat de l’opération
- Numéro de l’opération
- Date de création de l’acte
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur : Le bouton « Rechercher ».
La recherche multicritère sur les opérations de dépenses
La recherche peut être effectuée par :
- L’Année de la loi de finances
- L’initiateur de l’acte
- Type de bénéficiaire
- Type de l’opération
- Etat de l’opération
- Numéro de l’opération
- Numéro de la dépensev
- Date de création de l’acte
Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur : Le bouton « Rechercher ».
La recherche des bordereaux
La recherche des bordereaux peut être effectuée par : L’Année de la loi de finances Type de bordereaux Etat du bordereau Numéro de bordereau Date de création Une fois les critères de la recherche sont sélectionnés, il faut cliquer sur : Le bouton « Rechercher ».
Les domaines de gestion des actes
Les domaines de gestion des actes comprennent deux principales catégories :
- Le domaine de gestion des crédits et des recettes
- Le domaine de gestion de la dépense.
Si par exemple, l’utilisateur désire voir les situations dans le domaine «Gestion des crédits et des recettes », il faut suivre les étapes ci-après :
Etape n° 1 :
Dans le Menu Horizontal, quand Je clique sur le domaine « Gestion de Dépenses », La situation régie s’affiche.
Etape n° 2 :
Lorsque Je clique sur le sous menu « situation régie » ; La liste des différents type de situation relatifs au sous menu « situation régie » est déroulée.
Si, l’utilisateur désire voir la «situation global», il faut suivre l'étape ci-après :
Je clique sur la «Situation global»
Si, l’utilisateur désire voir la «situation détaillé», il faut suivre l'étape ci-après :
Si je veux créer une nouvelle «Dépense», Je clique sur le bouton « Créer », il faut suivre les étapes ci-après : Etape n° 1 :
Dans le Menu dérolante créer, quand Je clique sur le domaine « Gestion de Dépenses », La situation régie s’affiche.
Etape n° 2 : Choisir le type de la dépense
Etape n° 3 : Cliquer sur créer nouvel acte
Les boutons
Pour établir un acte, quatre boutons sont utilisés : le Bouton « initier », le bouton « Valider », le Bouton « Signer» et le bouton « Transmettre ».
Bouton « initier »
1 - Lorsque Je clique sur le bouton « Initialiser », le système revient à l'état de ccréation
Si je veux ajouter un acte de saisie je clique sur ajouter
Bouton « Valider »
1 - Lorsque Je clique sur le bouton « Valider »,le régisseur valide ce qui est saisie
Bouton «Confirmer»
1-lorsque je clique sur le bouton «Confirmer»,je confirme par exemple la nature du Rubrique émetrice
Bouton « Signer»
1 - Lorsque Je clique sur le bouton « Signer », je signe par exempble un bordoreau de regie
Si je veux par exemple modifier la signature je clique sur le bouton « modifié Signature » :
Bouton « Transmettre »
Lorsque Je clique sur le bouton « Transmettre », l'acte par exemple est envoyé vers le bureau d'ordre s'il n'a pas de fiche navette
Bouton « prendre en charge»
Ce menu est utilisé par l’ordonnateur/ ou sous ordonnateur pour le traitement du « courrier arrivée » émanant des entités de contrôle à savoir :
- Trésorerie ministérielle/ Provinciale/Préfectorale
- Direction du Budget.
Ce traitement, qui diffère de la nature des actes traités, consiste à :
- Prendre en charge un acte
- Transmettre un acte.
La prise en charge
La prise en charge d’un acte est l’opération qui consiste à traiter le courrier parvenu soit de la TM/TP (lorsque l’acte ne nécessite pas un contrôle mais uniquement une certification des crédits) soit de l’ordonnateur (dans le cas d’un acte initié par le sous ordonnateur : réduction de la délégation de crédits) ou du sous ordonnateur (comme le cas d’une délégation de crédit).
1 - pour prendre en charge le bourdoreau je sélectionne la case à cocher « PEC», 2 - je clique sur le bouton « prendre en charge»
Le Menu « Enregistrer courrier »
Ce menu est utilisé pour l’enregistrement du courrier arrivée et départ de l’ordonnateur / ou sous ordonnateur. Il comprend trois sous menus :
- Enregistrer Arrivée du courrier
- Enregistrer Départ du Courrier
- Enregistrer Départ Bénéficiaire.
Enregistrer Arrivée du courrier
- Dans le menu « Enregistrer courrier», je sélectionne l’option «Enregistrer arrivée du courrier»;
- Je coche l’acte concerné par l’enregistrement ;
- Je peux, si besoin, modifier la date d’arrivée du courrier
- Je clique sur le bouton « valider ».
Enregistrer Départ du courrier
- Dans le menu « Enregistrer courrier», je sélectionne l’option «Enregistrer départ du courrier»
- Je coche l’acte concerné par l’enregistrement
- Je peux, si besoin, modifier la date d’arrivée du courrier
- Je clique sur le bouton « valider ».
Enregistrer Départ Bénéficiaire
Ce sous menu est utilisé pour l’enregistrement du courrier destiné à l’ordonnateur ou au sous ordonnateur selon le type de l’acte traité. Ce courrier, lorsqu’il parvient de l’entité du contrôle (TM ou TP) chez l’ordonnateur ou le sous ordonnateur, fait l’objet d’une simple transmission au bénéficiaire.
- Dans le menu « Enregistrer courrier», je sélectionne l’option «Enregistrer départ Bénéficiaire»
- Je coche l’acte concerné par l’enregistrement
- Je peux, si besoin, modifier la date d’arrivée du courrier
- Je clique sur le bouton « valider ».