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Système de Gestion Intégrée de la Dépense
Assistance des utilisateurs
Plan de déploiement auprès des Collectivités Territoriales
Préambule
Le présent plan de déploiement a pour objectifs de décrire l’organisation générale du projet de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales et leurs comptables assignataires et de définir les articulations entre ce présent plan de déploiement directeur et les plans de déploiement locaux, notamment :
- Contexte du projet de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales.
- Définition de la population cible du déploiement du système GID-CT.
- Description de la mission et la composition des différentes instances du projet de déploiement.
- Présentation de la feuille de route du déploiement.
Contexte
Le Système GID (Gestion Intégrée de la Dépense) est un système d’information budgétaire et comptable unifié et commun à l’ensemble des acteurs institutionnels de la dépense publique. Sa mise au niveau des administrations publiques a indéniablement contribué à l’amélioration de l’exécution de la dépense en terme d’efficacité et d’efficience tant au niveau de la simplification des procédures, de l’accélération des temps de traitement des dossiers et de règlement des dépenses, que d’apport en visibilité et en transparence dans le processus d’exécution de la dépense, surtout après sa généralisation auprès des 2000 services de l’Etat correspondant à 13000 utilisateurs gestionnaires de la dépenses.
Il est donc indéniable que la mise en place du système d’information de gestion financière « GID-Collectivité Territoriales » contribuera à l’amélioration de la gouvernance territoriale.
A ce titre, une collaboration conjointe entre le Ministère de l’Intérieur (Via DGCL) et le Ministère de l’Économie et des Finances (via TGR) a été engagée dans le but d’assurer la généralisation du système de gestion intégrée de la dépense (GID) aux Collectivités Territoriales notamment au regard du retour sur investissement de la mise en place de ce système au niveau des services de l’Etat.
Ce projet de grande envergure constitue un véritable levier de modernisation des finances locales, car il concerne, en plus des services de Trésorerie Générale du Royaume, 1575 Collectivités Territoriales de différentes natures :
- Les Régions.
- Les Provinces et Préfectures.
- Les Communes urbaines.
- Les Communes Rurales.
- Le Groupement des Collectivités Territoriales.
La démarche adoptée repose principalement sur deux piliers fondamentaux à savoir :
- L’approche participative : c’est ainsi que l’équipe chargée de réaliser et de mettre en œuvre ce projet a invité les collectivités pilotes désignées et leurs comptables respectifs à tous les travaux organisés sous formes d’ateliers, en vue de tenir compte de toutes les spécificités de ce secteur et pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.
- L’approche progressive : La mise en place de ce projet se réalise comme pour l’Etat selon une démarche incrémentale permettant de livrer des services par paliers successifs. Ainsi, le projet a été découpé en plusieurs paliers et priorisés selon l’ordre chronologique des processus pour une meilleure maitrise du projet et une meilleure appropriation par les utilisateurs :
- Le premier palier qui comprend le traitement des budgets et la gestion des crédits.
- Le deuxième palier qui englobe le module de reprise des anciennes dépenses, la prise en charge du niveau des recettes ainsi que la gestion de la dépense (Création, engagement, ordonnancement et règlement).
- Le troisième palier comprend les écritures de fin d’exercice (Report de solde, report des crédits, réengagement…).
- Le quatrième palier englobe le reporting et les tableaux de bord.
La mise en place de ce système permettra de :
- Réduire le nombre de rejets grâce à la saisie unique par l’initiateur de l’opération et à l’instauration des règles de gestion à la source.
- Améliorer la performance des services de la dépense.
- Harmoniser la nomenclature budgétaire avec les CAS et les CDD.
- Uniformiser les pratiques.
- Tenir une comptabilité budgétaire automatiquement.
Ce présent plan de déploiement a pour objectifs de décrire l’organisation générale du projet de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales et leurs comptables assignataires et de définir les articulations entre ce présent plan de déploiement directeur et les plans de déploiement opérationnels (ou locaux).
Population cible
Le déploiement du système GID concernera toutes les Collectivités Territoriales (Régions, Préfecture, Provinces, Communes urbaines, communes rurales, groupements et arrondissements) et leurs comptable assignataires relevant de la Trésorerie Générale du Royaume (Trésoreries Communales, recettes communales).
| Catégorie | Acteur | Nombre |
| CT | Région | 16 |
| Préfecture | 12 | |
| Province | 63 | |
| Commune Urbaine | 221 | |
| Arrondissement | 41 | |
| Commune Rurale | 1282 | |
| Groupement des CT | 112 | |
| TGR | Trésorerie Régionale | 8 |
| Trésorerie Communale | 7 | |
| Recette Communale | 134 | |
| Total général | 1896 | |
Organisation du projet de déploiement
Le projet de déploiement du système de gestion Intégrée de la Dépense auprès des Collectivités Territoriales et leurs comptables assignataires sera piloté et suivi par deux niveaux :
- Le niveau central qui est constitué par le comité de pilotage et l’équipe de suivi (voir les missions et la composition dans le paragraphe organisation du projet de déploiement au niveau central).
- Le niveau local qui est constitué par les comités de pilotage locaux et leurs équipes de travail (voir les missions et la composition dans le paragraphe organisation du projet de déploiement au niveau local).
Organisation du projet de déploiement au niveau central
Comité de pilotage central
| Missions | Composition |
Le comité de pilotage a pour mission de s’assurer du bon avancement du déploiement, il doit notamment :
| La composition du comité de pilotage est la suivante :
|
| Fréquence | Préparation | Restitution |
| Lors de la phase de la préparation du déploiement, le comité de pilotage se réunit chaque deux semaines.
Après le démarrage de l’exploitation du système GID-CT, le comité de pilotage se tiendra mensuellement. | Le comité de pilotage est préparé par l’équipe de suivi. L’ordre du jour et les supports sont transmis aux membres du comité de pilotage au plus tard deux jours avant sa tenue. | Un relevé de décisions est élaboré par l’équipe de suivi à l’issue de chaque séance du comité de pilotage et communiqué au ce dernier dans les 2 jours ouvrés suivant la réunion. |
Équipe de suivi
| Missions | Composition |
L’équipe de suivi a pour objectifs de préparer et de suivre le plan de déploiement général. Elle doit notamment :
| L’équipe de suivi est constituée par des représentants :
N.B. : Les travaux de l’équipe de suivi seront coordonnés et suivi par un chef d’équipe (Nadir TIJANI Responsable Déploiement GID). |
Annuaire des membres de l’équipe de suivi
| Nom&Prénom | Fonction | Tél. | |
| M. Nadir TIJANI | Responsable déploiement | nadir.tijani@tgr.gov.ma | 0660193083 |
| M. Abdelaziz SADDOUG | Chef de service de la Réglementation Budgétaire /DFL | asaddoug@interieur.gov.ma | 0661587135 |
| M. Abdallah ABOUSSAAD | Responsable Expertise Métier (Dépense des CT) | abdallah.aboussaad@tgr.gov.ma | 0619296319 |
| M. El Houssaine AZOUR | Responsable Gestion de Connaissance | houssaine.azour@tgr.gov.ma | 0537578862 |
| M. Mohamed LOUTFI | Chef de Service - TGR | mohamed.loutfi@tgr.gov.ma | 0660193070 |
| Mme. Ikrame BARGACH | Cadre à la DGCL | ibargach@interieur.gov.ma | 0615672752 |
Organisation du projet de déploiement au niveau local
Comité de pilotage local
| Missions | Composition |
Le Comité de pilotage local a pour mission de s’assurer du bon avancement du déploiement au niveau local, notamment :
| La composition du comité de pilotage local est la suivante :
Le comité de pilotage est présidé par le wali/gouverneur. |
| Fréquence | Préparation | Restitution |
| Le comité de pilotage local se réunit chaque semaine. | Le comité de pilotage local est préparé par le chef de projet.
L’ordre du jour et les supports sont transmis aux membres du comité de pilotage au plus tard un jour avant sa tenue. | Un relevé de décisions est élaboré par le chef de projet à l’issue de chaque séance du comité de pilotage local et communiqué à ce dernier dans les 24 heures suivant la réunion. |
Équipe de travail
| Missions | Composition |
L’équipe de travail est chargée de préparer et mettre en œuvre le plan de déploiement local, elle doit notamment :
| L’équipe de travail est constituée par :
Les travaux de l’équipe de travail seront coordonnés et suivi par un chef d’équipe (l’un des comptable assignataires des Collectivités Territoriales désigné par le Trésorier Préfectoral/Provincial). N.B. : Le chantier du déploiement du système GID-CT sera porté essentiellement par les Référents GID, les représentants de la préfecture/province et les représentants des Collectivités Territoriales, pour cela il faut apporter une attention particulière au choix de ces derniers (disponibilité, connaissance métier…) |
En savoir plus :
- Télécharger un modèle du plan de déploiement local
- Télécharger un modèle de présentation du plan de déploiement local
Principaux outils de pilotage et de maîtrise des risques
Pour assurer un bon déroulement du projet de déploiement du système GID et pour maitriser les risques en termes de délais, de qualité et des prestations, il sera mis en place trois outils :
Le tableau de bord d’avancement du projet : à destination du Comité de pilotage local Il est réalisé, chaque fin de semaine, par le chef de l’équipe de travail et transmis au Comité de Pilotage local et à l’équipe de suivi centrale :
- Le tableau de bord apporte une vision synthétique de l’avancement du projet de déploiement :
- Les actions en cours avec leur taux d’avancement.
- Les actions planifiées pour la semaine prochaine.
- Les points d’alerte (difficultés rencontrées, risques, décisions à prendre).
Pour l’élaboration du tableau de bord, le chef de l’équipe de travail est tenu d’utiliser le canevas prévu è cette fin. Il peut éventuellement joindre des documents à ce tableau de bord si nécessaire.
Ce canevas montre un exemple du tableau de bord d’avancement du projet. Cliquer ici pour télécharger ce canevas en format texte
Le tableau de bord du suivi de l’exploitation du système GID : Ce tableau de bord a pour objectif d’informer le Comité de pilotage local et l’équipe de travail de l’état d’exploitation du système GID, notamment :
- Etat de suivi de l’inscription des utilisateurs par collectivité territoriale/poste comptable.
- Volumétrie des actes saisis sur le système GID par collectivité territoriale.
- Etat des demandes d’assistance non encore résolues.
Le rapport d’avancement: à destination du Comité de pilotage :
- Elaboré chaque début de semaine par l’équipe de suivi, il a pour objectifs de tenir le Comité de pilotage informé de l’avancement du projet et d’attirer son attention sur les points jugés critiques afin de les anticiper et/ou d’apporter des mesures correctives :
- Le rapport d’avancement présente :
- L’Etat d’avancement du projet par rapport au planning initial.
- L’Etat consolidé des actions réalisées.
- Les points critiques / de vigilance.
Stratégie de déploiement et de conduite de changement
Quelles orientations stratégiques pour la conduite du changement ?
La conduite du changement pour le projet de déploiement du système GID auprès des Collectivités Territoriales a pour but d'aider et d’accompagner les différents acteurs impactés de près ou de loin par le projet. Il s'agit alors d'actions de communication, de formation, d'assistance à l'organisation et de documentation...
Suite aux différentes réunions et débats engagés depuis le démarrage du projet de généralisation du système auprès des Collectivités Territoriales, la stratégie qui semble se dégager se décline comme suit :
- Faire du projet de déploiement du système GID un projet d’envergure nationale. Communiquer fort et clair avec des messages cohérents et fréquents tout en définissant une communication spécifique pour chaque population cible.
- Faire porter le projet par les deux départements de tutelle (Ministère de l’Intérieur et Ministère de l’Economie et des Finances) : Sponsorisation conjointe de la TGR et DGCL.
- Choisir de bonnes équipes projet et s’appuyer sur des personnes clés comme facilitateurs du projet capables de militer pour le changement (notamment les DCL, les trésoriers du réseau,…)
- Se mobiliser pour réussir une expérience pilote auprès de la région de Fès pour en faire un facteur d’émulation encourageant pour les autres communes.
- Relancer et remobiliser les premières Collectivités pilotes (Lancer vague après vague les changements nécessaires pour accomplir la vision globale, sans laisser tomber la notion d’urgence à savoir la généralisation en 2013).
- Instaurer des quicks wins, les petites victoires qui sont essentielles pour créer l’intérêt et maintenir la mobilité des acteurs : Comme faciliter le chargement des budgets, la validation des AP ou AS, ou...
- Éliminer les obstacles (Résistances) au fur et à mesure pour permettre la concrétisation des objectifs visés.
- Ancrer le changement dans la culture institutionnelle, à travers l’instauration de nouvelles valeurs basées sur de nouvelles méthodes de travail promotrice d’efficacité et d’efficience dans la gestion locale.
Cette approche stratégique globale s’inspire de la méthodologie de John Kotter selon qui, tout est une question de vitesse de changement : Dans la majorité des organisations, où il est question d’opérer de grands changements, significatifs et effectifs, il est généralement question d’instaurer et de mettre en œuvre ces 8 principes de bases.
La mise en place d’un processus de conduite du changement structuré et rodé a pour objectifs de réussir :
- L’acceptation et l’implémentation rapide du système.
- L’utilisation effective du système et son appropriation.
- L’accélération des gains en productivité et en efficacité dans l’exécution de la dépense.
Quelle stratégie de communication ?
L’activité communication est une communication projet orientée vers l’atteinte des objectifs de la conduite du changement.
Durant les premières phases du projet, elle est d’abord une communication de positionnement stratégique puis elle évolue vers une communication opérationnelle d’accompagnement du changement. Cette communication est planifiée puis déployée selon un modèle d’accompagnement du changement appelé «ADKAR» qui exige pour chaque phase du changement une communication spécifique avec des messages spécifiques sur des supports adéquats. Les cinq phases du modèle sont cumulatives, et on ne peut passer d’une phase à une autre du changement sans avoir atteint la maturité nécessaire à cette transition (modèle construit sur la base des modèles de réponses hiérarchiques utilisés en marketing).
La communication de promotion et de marketing du système qui se fait au travers de la presse et des mass médias se planifie et se déploie selon un modèle appelé «AIDA» , elle devrait se déclenché au démarrage du projet et s’accentuer après le premier «quick-wins» c.à.d. à la réussite de l’action pilote auprès de la région de Fès et devrait atteindre sa vitesse de croisière après stabilisation de l’opération de généralisation et émergence des premiers gains et retour sur investissement de la mise en place du SI-GID.
Le tableau suivant liste un plan d’action par phase de conduite du changement.
| Ateurs | Rôle dans le projet | Objectifs de communication | Messages |
| Sponsor du projet : TGR+DGCL |
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| Responsables gestions locales : Ordonnateurs-CT notamment Walis, Gouverneurs, président de communes, bacha,etc. |
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| Maîtrises d’ouvrage : Ministre de l’Intérieur et la DGCL représenté par l’équipe déploiement CT. |
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| Maîtrises d’œuvre : Ministre de l’economie et des Finances, représenté par la TGR (équipe GID+Référents) et les équipes dédiées au niveau local |
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| Encadrement ordonnateurs : responsable de la gestion financière locale (directeurs centraux ou régionaux exécutant le budget) |
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| Relais : Référents GID, correspondants GID/Relais de communication |
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| Utilisateurs : gestionnaires de la dépense |
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| Partenaires institutionnels : FEC, parlementaires, cour des comptes |
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| Presse et Grand public : presse nationale et presse quotidienne régionale (sous couvert sponsor) |
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1 - Objectifs de la communication
La communication a pour objectif de promouvoir le système GID et de faciliter son appropriation par les utilisateurs potentiels et aussi auprès d’un grand nombre d’acteurs :
- Mobiliser les acteurs autour des enjeux du projet
- Expliquer les enjeux du projet
- Informer de l’avancement des actions du projet dans la plus grande transparence
- Développer l’appropriation des fonctionnalités des systèmes d’information
- Expliquer la valeur ajoutée du système.
- Informer sur les fonctionnalités offertes.
- Diffuser les nouvelles règles de gestion
- Faciliter le changement
2 - Équipe de communication
Une équipe centrale devrait être chargée de la mise en œuvre du plan de communication et d’accompagnement en respectant la stratégie de communication définie. Cette équipe s’appuiera sur un relais de communication en local afin d’assurer une couverture de proximité.
L’objectif de la mise en place d’un réseau de communication vise à favoriser l’appropriation du changement par les utilisateurs, en créant, au sein des services opérationnels, des correspondants du projet qui seront responsables de la bonne mise en œuvre du projet GID au sein de leur service. Ce rôle «d’agents» du changement sera assumé par l’équipe locale en charge du pilotage du projet de déploiement.
3 - Outils de la communication
Les supports de communication habituellement utilisés au niveau du Ministère de l’Intérieur ou de la DGCL seront favorisés mais il n’est pas exclus d’en créer d’autres si nécessaire, notamment support électronique, moins couteux et qui permettent de toucher facilement un maximum d’utilisateurs géographiquement dispersés (newsletter ou journal de projet, bulletin de liaison, flash-info, fiches versions, mailing,..).
Quelle stratégie de formation ?
Vu l’importance du nombre des utilisateurs à former et leurs répartition géographie, la formation des utilisateurs sera organisée au niveau local par les services relevant du réseau de la TGR. Pour attendre cet objectif dans un délai acceptable, la formation sera engagée en deux temps :
1 - Formation des formateurs GID :
Cette session de formation sera organisée au niveau central par l’équipe GID, l’objectif est de former un noyau de formateurs capables de dupliquer la formation aux utilisateurs finaux au niveau local. Cette session de formation inclut également, autre que les modules fonctionnels du système GID, des modules relatifs à l’animation et à l’organisation des formations. Un kit formateur sera mis à la disposition des formateurs pour les accompagner dans la préparation, la réalisation et l’évaluation des sessions de formations au niveau local.
2 - Formation des utilisateurs :
La formation des utilisateurs finaux sera organisée par les formateurs GID, le plan de formation local sera élaboré conjointement entre les services de la TGR et ceux de la préfecture/province, le plan de formation fera l’objet d’une validation de la part du Comité de suivi local avant son déploiement. L’organisation pédagogique de la formation incombe aux services extérieurs de la TGR, les aspects logistiques feront l’objet d’une séance de partage et de discussion entre les services de la TGR et de la préfecture/province pour répartir les tâches relatives à la logistique de formation (réservation des salles, réservation d’hôtels, restauration,…).
Le plan de formation local doit respecter la période de formation dédiée à cette fin (voir le planning général du déploiement du système GID), l’ordonnancement des sessions de formation est du ressort exclusif du Comité de pilotage local, l’objectif étant de permettre aux Collectivités Territoriales de démarrer progressivement l’exploitation du système GID à partir du 01 Avril 2013. Il faut veiller également à ce que les sessions de formation soient programmées juste avant le démarrage de l’exécution des actes des Collectivités Territoriales (principe formation action).
Quelle stratégie et organisation de l’assistance ?
L’assistance des utilisateurs est inscrite parmi les préoccupations majeures du chantier du déploiement du système GID. Deux principes fondamentaux constituent le fil conducteur qui trace le cadre du dispositif d’assistance et qui guide toutes les actions menues dans ce domaine :
- Une assistance de proximité : le principal interlocuteur des Collectivités Territoriales en termes d’assistance est le comptable assignataire.
- Une assistance outillée et industrialisée : Le dispositif d’assistance doit être conçu dans une optique d’industrialisation des différents services offerts par ce dispositif. Pour cela, il a été mis en place plusieurs outils pour concrétiser cette orientation.
Le tableau ci-après liste les outils de travail à utiliser à cet effet :
| Domaine | Outil | Objectif et fonctionnalités |
| Assistance | Outil Help Desk JIRA : https://assistance.gid.gov.ma | JIRA est un système de gestion des incidents des demandes. Il est utilisé comme outil de communication et de suivi des différentes demandes des utilisateurs (anomalies, demande d’information, tâches de mise à jour des référentiels …). |
| Boites fonctionnelles : <codeposte>gid@tgr.gov.ma> | Les boites fonctionnelles sont des listes de diffusion servant à communiquer les demandes aux référents des trésoreries.
Les messages envoyés aux boites fonctionnelles sont redirigés automatiquement vers les adresses messagerie des Référents GID et du Trésorier. | |
| Adresse de réclamation : gid@tgr.gov.ma | Les réclamations sont envoyées à une liste de diffusion contenants les responsables GID. Les réclamations peuvent faire l’objet également d’un écrit officiel à l’adresse : | |
| Centre d’appel : Tel : 05 37 57 82 50 | L’assistance offerte via le centre d’appel se limite aux demandes d’information simples. | |
| Supports documentaires | Espace documentaire : http://communaute.gid.gov.ma/docmanger | L’espace documentaire est un espace de référence en matière des textes législatif et réglementaire régissant la dépense publique. |
| Espace WIKI : http://communaute.gid.gov.ma/wiki | L’espace WIKI permet de :
| |
| Partage des expériences | Forum de discussion : http://forum.gid.gov.ma | Le forum de discussion permet de :
|
| Environnement de formation | Environnement de formation : https://formation.gid.gov.ma | L’environnement dédié à l’organisation des sessions de formation au niveau central et local, cet environnement sert aussi pour faire tous les exercices nécessaires avant d’exécuter les actes sur l’environnement réel. |
L’assistance des utilisateurs est organisée en deux niveaux. Le premier est assuré par les Référents GID, le deuxième est assuré par le Centre d'assistance GID. Voir plus de détail à ce sujet sur cette page.
Feuille de route du déploiement
